ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
АДМИНИСТРАЦИЯ ЦЕНТРАЛЬНОГО РАЙОНА
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 4 февраля 2004 г. N 135-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОВОЙ РЕДАКЦИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ
АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
Во исполнение постановления Правительства Санкт-Петербурга от
16.12.2003 N 100:
1. Утвердить новую редакцию Регламента работы администрации
района.
2. Считать утратившими силу распоряжения главы территориального
управления:
от 17.08.1998 N 2207-р "Об утверждении новой редакции
Регламента работы территориального управления";
от 29.01.1999 N 296-р "О внесении изменений в распоряжение
главы территориального управления от 17.08.1998 N 2207-р";
от 05.08.1999 N 2027-р "О внесении изменений в распоряжение
главы территориального управления от 17.08.1998 N 2207-р";
от 12.07.2000 N 1547-р "О внесении изменений в распоряжение
главы территориального управления от 17.08.1998 N 2207-р";
от 22.10.2003 N 1412-р "О внесении изменений в распоряжение
главы территориального управления от 17.08.1998 N 2207-р".
3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за
собой.
Глава администрации
Центрального района
Санкт-Петербурга
В.С.Антонов
УТВЕРЖДЕН
распоряжением администрации
Центрального района
от 04.02.2004 N 135-р
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЦЕНТРАЛЬНОГО РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
Глава 1. Общие положения
1.1. Администрация Центрального района Санкт-Петербурга (далее
- Администрация) является исполнительным органом государственной
власти Санкт-Петербурга и осуществляет государственное управление
на территории района.
1.2. Настоящий регламент определяет:
1.2.1. Порядок организации работы Администрации.
1.2.2. Порядок подготовки и издания распоряжений и приказов
Администрации, решений коллегии Администрации.
1.2.3. Организацию контроля за исполнением правовых актов и
поручений Правительства Санкт-Петербурга, Губернатора Санкт-
Петербурга и главы Администрации района.
1.2.4. Порядок организации работы со служебной документацией,
устными и письменными обращениями граждан.
Глава 2. Планирование и организация работы Администрации
2.1. Организующей основой деятельности Администрации является
план экономического развития района, разрабатываемый отделом
экономического развития на основании планов Правительства Санкт-
Петербурга и программы развития города с учетом предложений
структурных подразделений Администрации.
2.2. Квартальные планы мероприятий работы Администрации
разрабатываются отделами экономического развития и организационным
с учетом комплексного решения проблем деятельности района. В них
включаются мероприятия по выполнению постановлений Правительства и
Губернатора Санкт-Петербурга, распоряжений Администрации и
поручений главы Администрации района.
2.3. Предложения структурных подразделений Администрации для
включения в квартальный план мероприятий работы представляются в
организационный отдел не позднее 5 числа месяца, предшествующего
планируемому.
2.4. Организационный отдел обобщает представленные отделами
планы работы и предложения, составляет план мероприятий работы
Администрации, при необходимости осуществляет согласования, в том
числе с руководителями представительных органов муниципальных
образований, вносит уточнения и представляет главе Администрации
на утверждение за 15 дней до начала планируемого периода.
2.5. Срок согласования проекта квартального плана не должен
превышать трех рабочих дней.
2.6. Квартальный план после утверждения главой Администрации
передается в общий отдел для тиражирования и рассылки в
структурные подразделения Администрации, а также представительным
органам местного самоуправления.
2.7. По поручению главы Администрации могут разрабатываться
тематические планы работ Администрации.
2.8. Квартальные и тематические планы, утвержденные главой
Администрации, обязательны для исполнения всеми структурными
подразделениями.
2.9. Контроль за выполнением квартальных и тематических планов
осуществляют заместители главы Администрации по направлениям.
2.10. Ежемесячно, в срок до 1 числа следующего за отчетным
месяца, руководителям структурных подразделений Администрации
представлять в отдел экономического развития отчет об итогах
подразделения за месяц.
Глава 3. Распоряжения и приказы. Порядок их подготовки
3.1. Администрация в пределах своей компетенции, установленной
законодательством, издает распоряжения и приказы.
Распоряжения издаются по наиболее важным вопросам
хозяйственного и социально-культурного развития района. Приказы -
для оперативного решения внутренних вопросов жизнедеятельности
Администрации.
3.2. Распоряжения обязательны для исполнения как структурными
подразделениями Администрации, так и предприятиями и организациями
района.
3.3. Проекты распоряжений готовятся по указанию главы
Администрации района, его заместителей, а также по инициативе
отделов.
С предложениями об издании распоряжения могут выступать
предприятия, учреждения и организации, расположенные на
подведомственной территории. Предложение поступает для дачи
заключения о целесообразности издания предполагаемого документа в
структурное подразделение по принадлежности вопроса,
рассматривается и при положительном заключении готовится проект
правового акта.
3.4. Ответственность за соблюдение регламента, содержание и
качество подготовки проектов распоряжений и приказов Администрации
возлагается на руководителей структурных подразделений,
представляющих проект на рассмотрение.
3.5. Оформляются распоряжения и приказы на бланках
установленной формы.
3.6. Содержание издаваемых распоряжений или приказов не должно
противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не
изменяется или не отменяется ранее изданный документ.
Проект, содержащий положение об отмене правового акта, должен
содержать нормы о признании утратившими силу правовых актов,
изменяющих отменяемый правовой акт.
Соответствие издаваемых документов действующим проверяется
составителем проекта.
3.7. Документ должен иметь реквизиты, предусмотренные для
данного вида документа, т.е. заголовок к тексту, отвечающий на
вопрос: "О чем?" и начинающийся с предлога "О..." или "Об...";
дату документа, индекс, текст и подпись.
3.8. Текст документа должен быть предельно кратким и не
превышать одну треть документа без приложения, суть изложена
четко, исключая возможность иного толкования.
3.9. Сокращения недопустимы, только общепринятые. Текст
распоряжения и приказа должен содержать, как правило, вводную или
констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части
кратко излагаются мотивы, цели и задачи издания документа. Если
содержание документа не нуждается в пояснении, то констатирующая
часть отсутствует.
3.10. Если распоряжения принимаются на основе, т.е. в
соответствии, в развитие, во исполнение правовых актов вышестоящих
органов государственной власти, то вводная часть обязательно
содержит ссылку на такой акт с указанием его полного наименования,
даты, индекса и заголовка. При этом к проекту распоряжения
необходимо прилагать копии тех нормативных актов, на которые
делается ссылка, объемом не более 3 страниц. Если объем указанных
копий превышает 3 страницы, то к проекту прилагаются копии частей
(глав, статей) правовых актов (с указанием вида акта, его
наименования, даты принятия и номера).
Если в распоряжение главы Администрации, изданное ранее,
вносится изменение или дополнение, то копия упомянутого документа
обязательно прилагается к проекту.
3.11. Формулировка "Во исполнение..." используется, как
правило, в случае, если правовой акт вышестоящего органа прямо
предписывает Администрации или структурному подразделению
выполнение определенных действий. При отсутствии прямого
предписания ссылка на акт вышестоящего органа дается в следующей
формулировке: "В соответствии с..." или "На основании...".
3.12. Текст распоряжения не должен превышать трех страниц без
приложения.
К тексту распоряжения может прилагаться пояснительная или
аналитическая записка объемом не более 3 страниц.
3.13. Издание распоряжений или приказов только с целью
доведения их содержания до исполнителя и не включающих никаких
предписаний не допускается.
3.14. При необходимости распорядительная часть документа может
разбиваться на пункты и подпункты, которые группируются по их
значимости, т.е. от наиболее существенных к более второстепенным,
либо в последовательности развития темы документа. Возможна
компоновка и по другим категориям: исполнители, сроки исполнения.
Нумерация сквозная, арабскими цифрами.
Каждый пункт, как правило, начинается с предписываемого
действия, выраженного глаголом неопределенной формы: "обязать",
"указать" и т.д.
Запрещается использование формулировок типа "Решить вопрос...",
"Обратить внимание...", "Активизировать работу...", "Усилить
контроль..." и т.д.
3.15. Текст проекта не должен быть перегружен специальными,
узкопрофильными терминами, а также иностранной терминологией.
В проекте должны правильно использоваться официально
установленные наименования и термины.
3.16. Нормативный акт должен быть оформлен в соответствии с
Инструкцией по делопроизводству и действующим ГОСТом.
Тексты распоряжений и приказов в распорядительной части
обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:
конкретные задачи исполнителям с указанием реальных сроков их
исполнения. При длительных сроках исполнения необходимо указывать
промежуточные контрольные сроки. При указании срока используется
цифровой способ оформления даты;
точное наименование организаций - исполнителей задания. Фамилии
руководителей организации указывать не следует; должностное лицо в
качестве исполнителя может быть указано только в случае, если
выполнение возлагается на него лично;
поручения о контроле исполнения документа или его отдельных
пунктов с указанием, на кого возложен контроль;
указания о снятии с контроля ранее принятого распоряжения или
приказа в случае его выполнения либо если новый документ издается
взамен ранее принятого;
указание о сроке введения в действие документа, если такое
указание необходимо;
указание об отмене, изменении или дополнении действующих
правовых актов, если издаваемый документ отменяет действующий или
принимается в дополнение либо изменение действующего акта.
Не допускается издание повторных распоряжений или приказов,
если не выполнены ранее принятые по данному вопросу
распорядительные документы.
Предписания, адресуемые подчиненным органам, формулируются в
категоричной форме. В отношении не находящихся в подчинении
организаций, но находящихся на подведомственной территории
применяются глаголы типа "предложить..." или "рекомендовать...". В
отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если
распорядительный документ издается по тем вопросам компетенции
Администрации, по которым он вправе давать общеобязательные
указания.
3.17. Пункт об отмене действующих распорядительных актов
начинается со слов "Считать утратившим силу...". Перечень
отменяемых документов дается с указанием даты, номера и заголовка
каждого документа в хронологической последовательности. Перечень
может быть приложен к основному документу, в этом случае пункт об
отмене распорядительных актов формулируется следующим образом:
"Считать утратившими силу распоряжения Администрации района
согласно приложению".
Пункт об изменении отдельных положений действующего
распорядительного акта формулируется так: "Пункт ... распоряжения
Администрации района от ... N ... "О ..." изложить в следующей
редакции ...".
При существенных и многочисленных изменениях или дополнениях
действующий документ, как правило, подлежит отмене и издается
новый документ, в который включаются все необходимые положения из
ранее действовавшего.
3.18. В случае когда распорядительным актом утверждаются
самостоятельные документы либо к распоряжению приобщаются другие
документы, они указываются в тексте как приложение. Приложение
должно иметь заголовок, определяющий его содержание, и в правом
верхнем углу указание на его принадлежность к распоряжению или
приказу. Приложение обязательно подписывается ответственным
исполнителем с указанием должности, инициалов и фамилии.
Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами, а дата и
номер документа заполняются при регистрации распорядительного
акта.
3.19. Проект распоряжения должен быть согласован со всеми
организациями и должностными лицами, имеющими непосредственное
отношение к вопросам, содержащимся в проекте распоряжения, при
необходимости с руководителями представительных органов
муниципальных образований. Перечень согласующих инстанций и
перечень организаций, куда следует направить изданное
распоряжение, т.е. список рассылки, определяются составителями
проекта и начальником общего сектора.
3.20. К каждому проекту распоряжения прилагается справка о
согласовании.
3.21. Обязанность по согласованию проекта возлагается на
разработчика. Передача проекта лицами, ответственными за
разработку и согласование проекта, другим лицам для получения
согласований не допускается.
3.22. Срок согласования проекта в инстанции не должен превышать
трех дней. При превышении указанного срока руководитель
согласующей инстанции дает письменное объяснение на имя главы
Администрации района о причинах задержки. Согласование, замечания
по проекту, несогласие или иная форма решения вопроса отражаются в
справке. Согласование по проекту распоряжения может осуществляться
в ходе совещания с участием руководителей или уполномоченных
представителей органов, причастных к решению проблем по проекту
распоряжения. Протокол совещания приобщается к справке о
согласовании, при этом в справке делается соответствующая запись.
3.23. Готовый проект распоряжения со справкой согласования
передается в юридический отдел, который в срок, не превышающий
трех дней, оценивает содержание и качество проекта, определяет его
соответствие действующему законодательству.
3.24. Завизированный в юридическом отделе и у заместителя главы
Администрации района, курирующего данный вопрос, проект
распоряжения со справкой согласования и необходимыми документами
передается в общий сектор.
Начальник общего сектора проверяет:
правильность оформления представленных проектов;
правильность наименования организаций-исполнителей;
наличие приложений, указанных в тексте;
наличие указаний о контроле;
правильность составления списка согласования;
наличие согласований и листа разногласий;
сроки исполнения заданий;
наличие документов, ссылки на которые приведены в тексте и
других необходимых документов;
правильность составления списка рассылки.
Проекты распоряжений или приказов, не соответствующие
законодательству, представленные с нарушениями установленного
порядка подготовки или небрежно оформленные, возвращаются на
доработку.
После визирования проекта документа в юридическом отделе и до
момента его выпуска внесение изменений не допускается.
3.25. В течение трех дней с момента поступления общий сектор
обязан отпечатать проект распорядительного документа и передать
первый экземпляр на подпись главе Администрации района.
3.26. После подписания первый экземпляр распоряжения
возвращается в общий сектор для регистрации, дальнейшей обработки
и постоянного хранения.
3.27. Общий сектор в трехдневный срок обеспечивает
тиражирование и рассылку распоряжений. Каждый экземпляр
рассылаемого распорядительного документа должен быть заверен
круглой печатью общего сектора.
3.28. Администрация может выдавать копии только издаваемых ею
документов. Копия должна иметь заверительную отметку,
проставляемую под реквизитом "Подпись". Заверительная отметка
составляется по форме: "Верно", наименование должности лица,
заверившего копию, его личная подпись, инициалы и дата заверения
копии. Копия должна быть заверена негербовой печатью общего
сектора.
Глава 4. Порядок подготовки правовых актов Губернатора и
Правительства Санкт-Петербурга
4.1. Проекты правовых актов Губернатора и Правительства Санкт-
Петербурга разрабатываются Администрацией на основании поручений и
указаний Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-
Петербурга, а также по собственной инициативе.
4.2. Объем проекта правового акта, как правило, не должен
превышать трех страниц текста без приложений. Он может
сопровождаться пояснительной запиской объемом до трех страниц.
Каждая страница текста проекта и приложений к нему должна быть
завизирована с обратной стороны главой Администрации района и
юрисконсультом. Виза должна быть заверена печатью Администрации.
4.3. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации
содержащихся в нем положений, быть логичным, лаконичным, точным и
соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации.
Текст должен иметь реквизиты, установленные Инструкцией по
делопроизводству, определенный порядок их расположения,
соответствовать действующему ГОСТу по делопроизводству.
4.4. Проект должен быть завизирован в справке о согласовании
главой Администрации района и юрисконсультом с указанием даты
визирования. Виза заверяется печатью Администрации.
4.5. Подготовленный проект направляется вице-губернатору Санкт-
Петербурга - руководителю Администрации Губернатора Санкт-
Петербурга или вице-губернатору Санкт-Петербурга в соответствии с
распределением обязанностей для принятия решения о необходимости
направления проекта на согласование.
О направлении проекта на согласование делается отметка путем
заполнения членом Правительства Санкт-Петербурга соответствующей
графы в справке о согласовании.
4.6. Проект, подготовленный в соответствии с настоящим
регламентом, подлежит обязательному согласованию:
с исполнительными органами государственной власти Санкт-
Петербурга в соответствии с их компетенцией;
со структурными подразделениями Администрации Губернатора Санкт-
Петербурга в соответствии с их компетенцией;
с федеральными органами государственной власти Российской
Федерации или их территориальными органами в случаях,
установленных действующим законодательством;
с организациями, не являющимися исполнительными органами
государственной власти Санкт-Петербурга, в случаях, когда проект
содержит упоминание о них;
с органами местного самоуправления муниципальных образований в
Санкт-Петербурге в случаях, когда проект содержит упоминание о
них.
4.7. Согласование проекта правового акта производится
структурным подразделением Администрации, которое по поручению
главы подготовило данный документ.
Передача проекта правового акта для согласования другим лицам
не допускается.
4.8. Согласование правового акта Губернатора и Правительства
Санкт-Петербурга производится путем его визирования должностным
лицом согласующего органа в справке о согласовании, а также на
оборотной стороне каждого листа текста проекта с обязательным
указанием даты визирования и расшифровкой фамилии, имени и
отчества. Виза должна быть удостоверена печатью согласующего
органа.
4.9. Согласование проекта может осуществляться в процессе
совещания. Протокол совещания, подписанный всеми участниками,
приобщается к справке о согласовании, о чем в ней делается
соответствующая запись.
Если замечания большие по объему, то они оформляются в виде
отдельного письма на бланке организации, о чем также делается
отметка в справке о согласовании.
4.10. Срок рассмотрения направленного на согласование проекта в
каждой инстанции не должен превышать семи рабочих дней.
Срок действия визы согласующего подразделения - не более 6
месяцев, а при согласовании проектов правовых актов, связанных со
строительством, реконструкцией, расширением, капитальным ремонтом
объектов недвижимости, переводом жилых помещений в нежилые,
предоставлением объектов недвижимости на инвестиционных условиях,
- не более 12 месяцев с даты визирования до представления
ответственному работнику секретариата.
4.11. В целях сокращения сроков согласования возможно
направлять на согласование копии проекта с приложениями к нему и
копии справки о согласовании проекта, оформленные в соответствии с
требованиями настоящего регламента.
4.12. В случае возникновения разногласий при согласовании
проекта составляется лист разногласий, к которому в обязательном
порядке прилагаются подлинники замечаний, подписанные
соответствующими руководителями. Проект правового акта и лист
разногласий передаются вице-губернатору Санкт-Петербурга -
руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и вице-
губернатору Санкт-Петербурга, направившему проект на согласование.
Полученные при согласовании проекта замечания учитываются
структурным подразделением Администрации, разработавшим проект.
Если Администрация не согласна с замечаниями, то она готовит
мотивированное заключение и прилагает его к проекту.
В случае согласия с представленными замечаниями измененный
проект подлежит повторному согласованию. Исключение составляют
незначительные поправки технического характера.
После получения повторного согласования текст проекта подлежит
повторному визированию главой Администрации района и
юрисконсультом.
4.13. Проект, согласованный в соответствии с настоящим
регламентом, передается для визирования ответственному работнику
секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, который
проверяет соблюдение требований настоящего регламента и Инструкции
по делопроизводству при разработке и согласовании проекта, в том
числе:
правильность использования наименований органов и организаций,
упоминание о которых содержит проект;
сроки исполнения заданий;
наличие приложений, указанных в тексте;
наличие указания о контроле;
наличие документов, ссылки на которые приведены в тексте
правовых актов, и других необходимых документов.
4.14. Проект, разработанный и согласованный в соответствии с
настоящим регламентом, должен быть завизирован:
главой Администрации района или его заместителем;
юрисконсультом Администрации;
руководителями или заместителями руководителей согласующих
органов или организаций;
ответственным работником секретариата;
вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга или вице-губернатором
Санкт-Петербурга, вносящим проект на рассмотрение Губернатора или
Правительства.
4.15. Проект со справкой о согласовании и необходимыми
приложениями передается для правовой экспертизы в Юридический
комитет. По результатам экспертизы Юридический комитет дает
заключение. Если в результате правовой экспертизы не выявлены
недостатки, то председатель Юридического комитета визирует проект
и возвращает его в секретариат для внесения на рассмотрение
Губернатора Санкт-Петербурга или Правительства Санкт-Петербурга.
После визирования Юридическим комитетом внесение в проект каких-
либо изменений и дополнений не допускается. При обнаружении
незначительных технических недостатков Юридический комитет вносит
их, визирует и без повторного согласования передает в секретариат.
Проекты, не соответствующие законодательству, представленные с
нарушением установленного порядка прохождения или небрежно
оформленные, с соответствующим заключением Юридического комитета
возвращаются разработчику проекта.
4.16. Самостоятельно представление Администрацией проектов
правовых актов в федеральные органы государственной власти не
допускается.
Глава 5. Организация работы заместителей главы Администрации
района
5.1. Заместители главы Администрации работают в соответствии с
распоряжением главы Администрации района о распределении
обязанностей:
5.1.1. Участвуют во всех заседаниях, проводимых главой
Администрации, и коллегии с правом решающего голоса.
5.1.2. Обеспечивают подготовку и выполнение распоряжений,
приказов и поручений главы Администрации района.
5.1.3. Координируют и контролируют деятельность курируемых
структурных подразделений.
5.1.4. Согласовывают проекты распоряжений и приказов главы
Администрации района по направлениям.
5.1.5. Рассматривают возникающие разногласия между
разработчиками проектов и согласующим отделом.
5.1.6. Принимают решения о внесении проектов правовых актов на
рассмотрение главы Администрации.
5.2. Заместители главы Администрации рассматривают входящие
служебные документы, обращения граждан.
В виде резолюции дают поручения подведомственным отделам или
отдельным сотрудникам.
Содержащееся в резолюции поручение подлежит обязательному
исполнению и контролю.
Глава 6. Подготовка заседания коллегии Администрации района.
Оформление решений коллегии
6.1. Коллегия Администрации является совещательным органом при
главе Администрации района, обеспечивающим коллективное
обсуждение, выработку принципиальных решений по наиболее
актуальным вопросам деятельности.
6.2. Положение о коллегии Администрации утверждается главой
Администрации района.
6.3. Заседания коллегии проводятся в четвертый четверг каждого
месяца.
6.4. В заседаниях коллегии и выработке решений кроме ее членов,
персональный состав которых утверждается распоряжением главы
Администрации района, принимают участие приглашенные представители
государственных, муниципальных, общественных и коммерческих
организаций.
6.5. Коллегия организует свою работу на основе квартального
плана.
6.6. Предложения в план работы коллегии подаются в письменном
виде руководителями структурных подразделений Администрации, а
также государственными, муниципальными, общественными и
коммерческими организациями не позднее чем за две недели до начала
планируемого периода.
6.7. План работы согласовывается с заместителями главы и
утверждается главой Администрации района.
6.8. Утвержденный план работы коллегии в 3-дневный срок
рассылается ее членам, а также руководителям структурных
подразделений.
6.9. Подготовка вопросов для рассмотрения на очередном
заседании коллегии возлагается на одного из членов коллегии.
Контроль за подготовкой вопроса на заседание коллегии
возлагается на заместителей главы Администрации по направлениям.
6.10. Обязанности секретаря коллегии возлагаются на начальника
общего сектора.
6.11. Контроль за представлением материалов к заседанию
коллегии осуществляется секретарем коллегии.
6.12. Ответственный за подготовку вопроса представляет
секретарю коллегии не позднее чем за 10 дней до заседания проект
решения с согласованиями, список приглашенных, аналитическую
записку и необходимый справочный материал.
6.13. За 7 дней до заседания проводится рабочая часть коллегии,
на которой рассматривается готовность представленных материалов.
6.14. Секретарь коллегии не позднее чем за 5 дней до заседания
знакомит членов коллегии с материалами по запланированным к
рассмотрению вопросам.
Члены коллегии не позднее чем за 2 дня до заседания могут
направить секретарю свои замечания по полученным материалам.
Секретарь коллегии обязан в срок не позднее чем за 1 день до
заседания ознакомить с этими замечаниями ответственного за
подготовку вопроса.
6.15. Приглашенные на заседание коллегии оповещаются
организационным отделом.
6.16. Принятые коллегией решения заносятся в протокол, который
подписывается председателем коллегии.
Решения коллегии принимаются простым большинством от общего
числа участвующих в заседании членов коллегии.
Один экземпляр протокола для контроля направляется в
организационный отдел.
Протоколы и материалы по подготовке к заседаниям коллегии
являются документами служебного пользования и хранятся в общем
секторе.
6.17. Контроль за реализацией принятых решений осуществляют
руководители структурных подразделений и заместители главы
Администрации района, определенные решением коллегии.
Выписки из решений коллегии рассылаются общим сектором
исполнителям не позднее трех дней со дня заседания коллегии.
6.18. В необходимых случаях по вопросам, рассмотренным на
коллегии, главой Администрации района издаются распоряжения.
6.19. Контроль за выполнением решений коллегии возлагается на
членов Коллегии или на структурные подразделения Администрации.
Глава 7. Подготовка совещаний у главы Администрации района.
Ведение протоколов
7.1. В целях выработки согласованных решений и координации
деятельности районных структур глава Администрации района и его
заместители проводят совещания с руководителями структурных
подразделений, муниципальных образований, предприятий и
организаций.
7.2. Перечень вопросов, выносимых на рассмотрение, должностные
лица, ответственные за их подготовку, состав участников для
проведения совещания, определяются главой Администрации района или
его заместителями, если совещание проводится у них.
7.3. Повестка совещания, проекты решений по обсуждаемым
вопросам и рабочие материалы готовятся ответственным структурным
подразделением и представляются на рассмотрение главы
Администрации района не позднее чем за два дня до назначенного
срока.
7.4. Оповещение участников совещания осуществляет аппарат
структурного подразделения - исполнителя, утвержденного главой
Администрации района телефонограммой или факсограммой.
7.5. Работник аппарата структурного подразделения по ходу
совещания ведет протокол, в котором указываются дата, время и
место проведения совещания, состав участников, обсуждаемые
вопросы, фамилия и должность председательствующего.
7.6. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются:
кто выступил, содержание принятого решения с определением
ответственного за исполнение и срок реализации.
7.7. В заголовок текста протокола следует включить наименование
совещательного органа.
7.8. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной.
Вводная часть текста располагается под реквизитом "заголовок",
состоит из разделов: "Председатель", "Секретарь",
"Присутствовали", "Повестка дня".
Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация
которых должна соответствовать нумерации пункта повестки дня
совещания. Разделы строятся по единой схеме:
1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д.
Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное
решение принимается без обсуждения.
7.9. Содержание разделов зависит от формы изложения протокола
(краткой или полной).
7.10. В разделах "Председатель" и "Секретарь" вводной части
текста протокола указываются инициалы и фамилии председателя и
секретаря совещания.
7.11. В разделе "Присутствовали", при количестве участников
свыше 15 человек, указывается, как правило, общее количество
присутствующих. К протоколу прилагается список или регистрационный
лист участников совещания. При количестве участников до 15 человек
в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются
фамилии всех участников совещания в порядке субординации
должностей и с разбивкой по вопросам повестки дня.
7.12. В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы,
подлежащие рассмотрению на совещании. Вопросы располагаются в
порядке их важности или сложности и установленного времени
рассмотрения.
Формулируется вопрос, как правило, с использованием обобщающей
фразы, отвечающей на вопрос "О чем?".
7.13. В кратких протоколах в разделах "СЛУШАЛИ" указываются
только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" - фамилии
выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня без текстов
докладов и выступлений, прилагаемых к протоколу, со ссылкой на
приложение.
7.14. В протоколах полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ"
излагается краткое содержание докладов со ссылкой по вопросам
повестки дня.
В разделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по
каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и
ответов на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует,
вместо них проставляются инициалы и фамилии спрашивающего и
отвечающего).
7.15. В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании
решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей,
сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль
исполнения.
7.16. Содержание особого мнения записывается в протоколе после
соответствующего протокольного решения.
7.17. Протоколы датируются и регистрируются в общем секторе,
при необходимости тиражируются и рассылаются исполнителям для
организации работы по выполнению решений и в сектор контроля
исполнения.
7.18. Принятые на совещании решения носят рекомендательный
характер, и в необходимых случаях по этим вопросам могут быть
изданы распоряжения.
7.19. Все протоколы совещаний у главы Администрации района,
сектора контроля, его заместителей находятся в соответствующих
отраслевых отделах.
Глава 8. Организация работы со служебными документами
8.1. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов
поступления документов в Администрацию или отправка их путем
проставления регистрационного индекса и даты с последующей записью
необходимых сведений о документе в регистрационных формах в
компьютер.
8.2. Прием, регистрация и отправка документов осуществляются
канцелярией общего сектора.
В структурных подразделениях Администрации принимают и
регистрируют документы, адресованные им, а также отправляют
подготовленные ими документы.
8.3. При приемке и отправке документов проверяется правильность
их оформления, соответствие их необходимым требованиям.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для
доработки.
8.4. На документах, поступивших до 16.00 текущего дня,
проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.
На корреспонденции, поступившей после 16.00, проставляется
регистрационный штамп с указанием даты следующего дня.
8.5. Корреспонденция, поступившая в выходные и праздничные дни,
принимается дежурной службой и затем передается в общий сектор для
регистрации.
8.6. Регистрационный индекс входящего документа проставляется в
регистрационном штампе в правом нижнем углу документа.
Повторным служебным документам присваивается входящий номер
первичной регистрации с добавлением признака повторности.
8.7. Канцелярия передает входящие документы с резолюцией
руководителей исполнителям под расписку с обязательным оставлением
копии рассылаемого документа в деле.
Переадресовка документов между отделами допускается только с
разрешения руководителя, наложившего резолюцию, с соблюдением
процедуры рассылки через канцелярию.
8.8. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами
"Срочно" и "Весьма срочно", правительственные документы,
телеграммы доставляются немедленно.
8.9. Руководители Администрации рассматривают документы, как
правило, в день их поступления. Указание об исполнении дается в
виде резолюции.
8.10. Сроки поступления документов, поступивших из других
организаций, устанавливаются руководителем Администрации с учетом
сроков, установленных организацией, направившей документ, и
сроков, установленных законодательством. А в случае отсутствия
установленного срока - в течение одного месяца.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с
даты их регистрации.
Продление срока рассмотрения документа допускается только с
письменного разрешения руководителя Администрации, направившего
документ к исполнению, с обязательным письменным промежуточным
уведомлением заявителя, в котором указывается срок окончательного
рассмотрения вопроса. Такой документ ставится на дополнительный
контроль.
8.11. Документы с грифом "Для служебного пользования"
направляются для рассмотрения в соответствии с правилами работы с
документами, имеющими реквизит "Для служебного пользования".
8.12. Исходящим документам присваиваются самостоятельные
регистрационные номера.
Глава 9. Организация работы с обращениями граждан
9.1. Сектор по жалобам и обращениям граждан осуществляет прием
устных и письменных обращений граждан ежедневно в приемной
Администрации. Организует личный прием руководителей
Администрации. Оказывает консультационную помощь по обращениям
граждан. Составляет график личного приема руководителями
Администрации и структурных подразделений, обеспечивает его
соблюдение и документальное оформление, организует телефон прямой
связи с населением.
9.2. Все обращения граждан, поступившие в Администрацию,
регистрируются в день их поступления.
Обращения, поступившие до 16.00, регистрируются датой текущего
дня, поступившие после 16.00, регистрируются датой следующего дня.
9.3. Зарегистрированные заявления передаются для рассмотрения
руководителям Администрации, а затем с резолюциями под расписку в
структурные подразделения для исполнения.
Рассылка обращений производится с обязательным оставлением
копии рассылаемого документа в деле.
Переадресовка документов между отделами допускается только с
разрешения руководителя, наложившего резолюцию, с соблюдением
процедуры рассылки через сектор по жалобам и обращениям граждан.
9.4. Обращения граждан не направляются для разрешения тем
органам или должностным лицам, действия которых обсуждаются.
9.5. Все заявления и устные обращения ставятся на контроль.
Сроки исполнения определены действующим законодательством.
Контроль осуществляет сектор по жалобам и обращениям граждан.
Обращения рассматриваются и разрешаются в срок до одного
месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки, как
правило, не позднее пятнадцати дней со дня их поступления.
Срок рассмотрения обращения может быть в исключительных случаях
продлен руководителем Администрации с обязательным уведомлением
заявителя. Такое обращение ставится на дополнительный контроль.
9.6. Обращение снимается с контроля, если все поставленные в
нем вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителю дан
письменный ответ.
В исключительных случаях может быть дан устный ответ. В этом
случае исполнителем составляется справка, в которой указывается,
какие меры приняты, когда, кому и кем дан устный ответ,
удовлетворен ли заявитель ответом.
9.7. Письменные ответы подписываются руководителем
Администрации, который первоначально наложил резолюцию, или другим
должностным лицом по поручению этого руководителя. В ответе
указываются фамилия исполнителя и его телефон.
9.8. Все документы, использованные в ходе рассмотрения, со
справками и копией ответа формируются в дела, которые хранятся в
секторе по жалобам и обращениям граждан в течение пяти лет.
9.9. Сектор по жалобам и обращениям граждан Администрации в
установленные сроки представляет не позднее 15 числа месяца,
следующего за отчетным, ежеквартальный отчет о работе с
обращениями и жалобами, а также предложения по совершенствованию
работы.
Глава 10. Организация контроля исполнения документов
10.1. Контроль исполнения включает:
контроль за сроками исполнения;
непосредственную проверку хода исполнения;
проверку качества исполнения;
учет и анализ результатов исполнения.
10.2. В Администрации контроль осуществляется на двух уровнях.
Помощник главы Администрации района контролирует исполнение
постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга,
Правительства Санкт-Петербурга и поручений Губернатора Санкт-
Петербурга и вице-губернаторов Санкт-Петербурга; решений,
содержащихся в протоколах совещаний у Губернатора Санкт-Петербурга
и вице-губернаторов Санкт-Петербурга; планов работы Правительства
Санкт-Петербурга; письменных и устных обращений граждан, на
которых имеется резолюция Губернатора Санкт-Петербурга или вице-
губернаторов Санкт-Петербурга; депутатских запросов; распоряжений,
приказов Администрации района и поручений главы Администрации
района.
Общий сектор осуществляет контроль за соблюдением сроков
ответов на корреспонденцию, поступившую в канцелярию
Администрации.
Сектор по жалобам и обращениям граждан осуществляет контроль за
соблюдением сроков ответов на письма и устные обращения граждан.
10.3. В целях упорядочения контроля за исполнением правовых
актов Правительства и Губернатора Санкт-Петербурга, поручений
Губернатора Санкт-Петербурга издаются соответственные распоряжения
Администрации района.
10.4. На документах, исполнение которых контролируется,
проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" или буква "К".
10.5. На каждое контролируемое задание заводится контрольная
карта. Оформление контрольных карт и их отправка исполнителям
осуществляются в срок, не превышающий трех рабочих дней после
поступления контролируемых документов.
10.6. Предупреждение о наступлении сроков исполнения
осуществляется с помощью справок предупредительного контроля,
которые направляются исполнителям каждую неделю.
10.7. Исполнитель обязан не позднее чем за один рабочий день до
наступления указанного срока представить соответствующую
заполненную контрольную карту.
Допускается прилагать к контрольной карте документы,
объясняющие причины невыполнения соответствующего поручения в
установленный срок.
10.8. Контрольная карта с информацией о невыполнении или
частичном выполнении и все представленные исполнителем материалы
направляются главе Администрации района для рассмотрения и
принятия одного из решений: снятие с контроля; возвращение
материалов и контрольной карты для надлежащего исполнения;
установление нового срока исполнения или контроля.
Результаты рассмотрения фиксируются в контрольной карте и
передаются лицу, осуществляющему контроль.
10.9. Снятие документа с контроля производится после полного
исполнения документа и проверки качества исполнения либо
отсутствия возможности исполнения.
Снять документ с контроля может только должностное лица,
поставившее его на контроль.
10.10. В случае установления нового срока контроля заполняется
новая контрольная карта.
10.11. Поручения Правительства Санкт-Петербурга, Губернатора
Санкт-Петербурга и вице-губернаторов Санкт-Петербурга снимаются с
контроля руководителем сектора контроля после предварительного
рассмотрения материалов, свидетельствующих об исполнении.
10.12. Сроки исполнения заданий, содержащихся в документах,
указываются в тексте или поручениях либо резолюциях руководителей.
Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и
организаций исполняются к указанному в них сроку или в течение
десяти дней.
Парламентский запрос - в течение 15 дней со дня получения или в
иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания
РФ срок.
Обращение депутата Государственной Думы, члена Совета Федерации
- в течение 30 дней со дня получения или в иной согласованный с
инициатором запроса срок.
Запрос депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга - в
течение 5 дней.
Протокол разногласий: составление и направление - в
десятидневный срок; рассмотрение - в двадцатидневный срок.
Архивные документы - в месячный срок.
Телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней,
остальные - в течение десяти дней.
Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются в
течение тридцати дней.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей -
безотлагательно, не позднее семи дней со дня поступления.
Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением
предложений, которые требуют дополнительного изучения.
Сообщения, опубликованные в средствах массовой информации, в
том числе в теле- и радиопередачах, о нарушениях подчиненными,
должностными лицами и работниками федеральных органов
исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов
Российской Федерации законов и указов Президента РФ и решений
судов - не позднее трех дней.
Не позднее двух недель с момента опубликования направлять в
соответствующие органы массовой информации итоги рассмотрения
сообщений о нарушениях должностными лицами.
В случае выявления по результатам рассмотрения указанных
сообщений тяжких последствий направлять материалы в органы
прокуратуры.
Установить, что однократным грубым нарушением дисциплины в
системе государственной службы, влекущим применение к виновным
должностным лицам мер дисциплинарной ответственности, вплоть до
освобождения от занимаемой должности, являются:
нарушение федеральных законов, указов Президента РФ;
неисполнение или ненадлежащее исполнение федеральных законов,
указов Президента РФ и вступивших в законную силу решений судов.
Установить, что должностные лица, на которых наложено
дисциплинарное взыскание за нарушение федеральных законов и указов
Президента РФ, не подлежат в течение года премированию,
представлению к награждению государственными наградами, могут быть
направлены на очередную переаттестацию, понижены в должности или
лишены квалификационного разряда.
10.13. В случае когда исполнение поручения возложено на двух
или более исполнителей, ответственность за исполнение несет
основной исполнитель, указанный в документе первым, если нет
других указаний.
Замена исполнителя может быть произведена только с письменного
разрешения руководителя, давшего первоначальное указание.
Ответ с результатами исполнения готовит основной исполнитель на
основании справочных или иных материалов, которые готовят другие,
не основные исполнители, с обязательными визами на втором
экземпляре ответа, который остается в территориальном управлении.
Глава 11. Составление номенклатуры дел. Подготовка документов к
последующему хранению и использованию
11.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков
их хранения, оформления в установленном порядке. Номенклатура дел
предназначена для группировки исполненных документов в деле,
систематизации и индексации дел, определения сроков их хранения.
Номенклатура дел является основным учетным документом в
делопроизводстве и служит основой составления описей дел
постоянного хранения и по личному составу, используется для учета
дел временного срока хранения.
11.2. Сводная номенклатура дел Администрации составляется
ежегодно в последнем квартале текущего года на последующий,
подписывается начальником отдела по управлению делами, визируется
начальником общего сектора Администрации района, заведующим
архивом и вводится в действие с первого января нового года.
11.3. Сводная номенклатура дел согласовывается с Центральным
государственным архивом Санкт-Петербурга не реже чем один раз в
пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры
Администрации она пересогласовывается и утверждается независимо от
срока ее согласования.
11.4. Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел
Администрации возлагается на общий сектор.
11.5. Каждое дело, включенное в сводную номенклатуру дел,
должно иметь определенный индекс, состоящий из обозначения
структурного подразделения и номера дел.
11.6. При составлении сводной номенклатуры дел Администрации
используются номенклатуры дел структурных подразделений, которые
должны содержать полный перечень дел и документов, заводимых в их
делопроизводстве, в том числе справочные или регистрационные
картотеки и журналы.
11.7. Формирование дел - это группировка исполненных документов
в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за
делопроизводство.
11.8. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила:
в дела помещать документы, по виду и содержанию соответствующие
заголовкам дел по номенклатуре;
помещать в дела только исполненные, правильно оформленные
документы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров,
отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.д.;
помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного
вопроса;
документы постоянного и временного сроков хранения подшиваются
в разные дела;
группировать в дела документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
в дело не подшиваются документы, подлежащие возврату,
неисполненные, лишние экземпляры, черновики;
сформированное дело не должно превышать 250 листов. Если дело
превышает установленные нормы, следует сформировать документы,
относящиеся к данному делу, в два или несколько томов (частей) под
одним и тем же индексом.
11.9. На обложках дел (папок) должны указываться названия
документов (заголовки дел), подшитых в данное дело согласно
номенклатуре дел, а на корешках обложек проставляются их цифровые
обозначения (индексы).
11.10. По истечении срока хранения дел в структурных
подразделениях Администрации по месту их заведения, через два года
после окончания дел, документы постоянного и временного, пять лет
и свыше, хранения передаются в архив Администрации.
Дела временного хранения, до пяти лет, хранятся до истечения
срока в структурных подразделениях.
11.11. Ответственность за сохранность документов и дел в
структурных подразделениях Администрации несут руководители
соответствующих подразделений и лица, ответственные за
делопроизводство.
11.12. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию включает экспертизу научной и практической ценности
документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности
документов, передачу дел в архив Администрации.
11.13. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию осуществляется ежегодно работниками структурных
подразделений Администрации, ответственными за делопроизводство,
при методической помощи заведующего архивом общего сектора.
11.14. Экспертиза ценности документов и дел осуществляется по
номенклатуре дел.
Производится отбор документов постоянного и временного (пять
лет и свыше) хранения для подготовки к передаче в архив; отбор
документов временного хранения (до пяти лет), подлежащих
дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к
уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли
(в том числе с отметкой "До минования надобности").
По результатам экспертизы в номенклатуре дел напротив каждого
заголовка дела (в графе 5 "Примечание") делается соответствующая
отметка.
Каждая запись визируется руководителем подразделения.
11.15. Для постоянного, временного хранения (свыше десяти лет)
и по личному составу подлежат полистному просмотру с целью изъятия
дублетных экземпляров документов, черновиков, документов
временного срока хранения, неоформленных копий документов.
11.16. Оформление дел включает в себя комплекс работ по
описанию дела на обложке, подшивке или переплету, нумерации
листов, составлению заверительной надписи.
11.17. Дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения
и по личному составу подшиваются или переплетаются в твердую
обложку, листы нумеруются в верхнем правом углу, в конце дела на
отдельном листе делается заверительная надпись.
Обложка дел оформляется в соответствии с существующими
правилами.
11.18. Прошедшие экспертизу ценности, сформированные и
оформленные дела передаются в архив по описям, которые
составляются на:
дела постоянного хранения;
дела временного хранения;
дела по личному составу.
11.19. Каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером с указанием индекса дела по номенклатуре.
Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать
заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел.
11.20. Описи дел структурных подразделений Администрации
составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем
подразделения и лицом, ответственным за делопроизводство. Один
экземпляр описи вместе с документами передается в архив
Администрации, второй экземпляр с отметкой о приеме дел в архив
остается в подразделении.
11.21. До передачи на государственное хранение в Центральный
государственный архив Санкт-Петербурга документы постоянного
хранения находятся в архиве Администрации.
|
