ЕВРОПЕЙСКАЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ ООН
ИНФОРМАЦИЯ ПО УПРОЩЕНИЮ ТОРГОВЛИ
ФОРМУЛЯР - ОБРАЗЕЦ
ДЛЯ ТОВАРОСОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ЗАПИСКА СЕКРЕТАРИАТА
1. На своей двадцать девятой сессии в марте 1989 года Рабочая
группа по упрощению процедур международной торговли представила в
своей программе работы исследование о целесообразности разработки
Формуляра - образца для товаросопроводительных документов (элемент
проекта 3.1.23). Была достигнута договоренность в отношении того,
что в Формуляре - образце должны быть учтены "Руководящие принципы
для применения Формуляра - образца Организации Объединенных Наций
при подготовке торговых документов" (TRADE/WP.4/INF.93). Для
подготовки окончательного документа, подлежащего утверждению
Рабочей группой, была создана специальная группа.
2. На своей тридцать второй сессии в сентябре 1990 года
Рабочая группа постановила опубликовать предлагаемый Формуляр -
образец для товаросопроводительных документов в серии документов
по упрощению торговли TRADE/WP.4/INF. Этот документ может быть
использован либо в качестве Формуляра - образца для разработки
индивидуальных форм или в качестве Формуляра - образца,
охватывающего несколько функций.
3. Формуляр - образец приводится в приложении к настоящей
записке для внимания органов и организаций, заинтересованных в
упрощении процедур международной торговли.
ФОРМУЛЯР - ОБРАЗЕЦ ДЛЯ ТОВАРОСОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
I. Введение
1. При подготовке и осуществлении сделок в международной
торговле используются различные виды документов: коммерческие,
грузовые, транспортные, страховые, таможенные, банковские
документы, документы, связанные с платежами и требованиями, прочие
документы.
2. Товаросопроводительные документы относятся к категории
наиболее многочисленных среди использующихся в международной
практике.
3. В международной практике в эту категорию включаются
следующие внешнеторговые документы:
- сертификат качества;
- отгрузочная спецификация;
- упаковочный лист;
- товарная спецификация;
- спецификация веса и другие.
Эти документы удостоверяют качество и количество экспортных
товаров и содержат информацию о грузоотправителях и
грузополучателях, а также о средствах транспортировки. Так,
- сертификат качества подтверждает качество экспортных
товаров;
- в отгрузочной спецификации указывается количество товаров,
отгруженных по одному транспортному документу;
- упаковочный лист содержит подробный перечень товаров в
каждой индивидуальной упаковке;
- в товарной спецификации указывается количество отгруженных
товаров в конкретных единицах измерения;
- в спецификации веса указывается вес отгруженных товаров.
4. Вышеуказанные товаросопроводительные документы
подготавливаются и выдаются различными организациями и
предприятиями, занимающимися производством и отгрузкой экспортных
товаров в пункты назначения, находящиеся во всех странах мира.
Положения и условия коммерческих документов (таких, как заказов на
покупку или контрактов) являются основным источником и базой для
подготовки товаросопроводительных документов.
5. Подготовка и обработка товаросопроводительных документов
являются процессами, требующими времени и финансовых средств.
Затраченное на эти документы время замедляет перевозку экспортных
товаров и оборот денежных средств. Количество обрабатываемых
документов постоянно возрастает с увеличением объема внешней
торговли.
6. При таких обстоятельствах сокращение времени, расходуемого
на подготовку отгрузочных документов, зависит от применения
наиболее эффективных методов их производства и обработки, включая
стандартизацию и унификацию формуляров.
II. История вопроса
7. В Восточной Европе первые попытки в области классификации,
упрощения и унификации товаросопроводительных документов были
предприняты в середине 70-х годов. Эта работа осуществлялась в
соответствии с программой Рабочей группы по упрощению в
стандартизации внешнеторговых документов в рамках бывшей
Постоянной комиссии СЭВ по вопросам внешней торговли.
8. На этой первой стадии были разработаны правила подготовки и
распространения таких документов для экспортных товаров. Из числа
товаросопроводительных документов были определены наиболее важные
из них, о которых упоминалось выше: сертификат качества,
отгрузочный сертификат, упаковочный лист, товарная спецификация и
спецификация веса. Было установлено, что товаросопроводительные
документы должны подготавливаться на предварительно отпечатанных
формулярах. Был также установлен единый стандартный формат бумаги
для всех товаросопроводительных документов (формат A4).
9. Дальнейшие усилия в этой области были основаны на анализе и
обработке документов, используемых предприятиями различных
отраслей промышленности. На этой стадии были проанализированы
перечни элементов данных в этих документах, а также размер полей в
формулярах для размещения в них элементов данных; терминология
также была стандартизована; границы, определяющие поля для
размещения элементов данных, были определены в соответствии с
требованиями Формуляра - образца Организации Объединенных Наций
для торговых документов.
10. Опыт, накопленный в области применения унифицированных
формуляров различными предприятиями, занимающимися производством и
отгрузкой экспортных товаров, позволил продвинуться дальше в
направлении унификации товаропроизводительных документов - к
разработке Унифицированного формуляра. Необходимость и
рациональность этой работы основывались на следующем:
- товаросопроводительные документы (сертификат качества,
отгрузочная спецификация, упаковочный лист, товарная спецификация
и спецификация веса) содержат значительное количество элементов
данных с одинаковым названием. Так, 50% используемых элементов
данных повторяются во всех товаросопроводительных документах с
дубликатами, занимающими одинаковые места в формулярах;
- таким образом, опыт применения Унифицированных формуляров
показал, что было бы более целесообразно принять единый
Унифицированный формуляр, содержащий все элементы данных,
фигурирующие во всех используемых в настоящее время
товаросопроводительных документах.
11. Проделанная работа привела к подготовке в 1987 году
Рекомендации N 3.08 бывшей Постоянной комиссии СЭВ по вопросам
внешней торговли ("Стандартизованный формуляр для
товаросопроводительных документов"), которая в свою очередь была
принята во внимание и использована в качестве основы для
разработки в 1988 году Рекомендации N 18 по упрощению процедур
международной торговли во взаимной торговле между странами бывшего
СЭВ и Финляндской Республикой ("Формуляр - образец для
товаросопроводительных документов"). В обоих документах обобщается
опыт, накопленный делегациями стран бывшего СЭВ в рамках бывшей
Постоянной комиссии СЭВ по вопросам внешней торговли и делегацией
Финляндии в рамках Комиссии по сотрудничеству СЭВ и Финляндской
Республики в области стандартизации и унификации
товаросопроводительных документов.
III. Цель разработки и область применения
12. Унифицированный формуляр товаросопроводительных документов
(см. дополнение 1 к настоящему документу) был разработан в полном
соответствии с принципами и правилами Формуляра - образца
Организации Объединенных Наций для торговых документов; в этом
Формуляре - образце отражено его применение к группе
товаросопроводительных документов, выполняющих аналогичные функции
и содержащих значительное количество общих элементов данных. Этот
Унифицированный формуляр может быть использован для подготовки
следующих документов:
- сертификата качества;
- отгрузочной спецификации;
- упаковочного листа;
- товарной спецификации;
- спецификации веса.
13. Если товаросопроводительный документ охватывает все виды
вышеперечисленных документов (т.е. все пять клеток в Формуляре с
соответствующими названиями документов отмечены знаком "x"), то в
этом случае можно считать, что этот документ представляет собой
Единый товаросопроводительный документ (ЕТСД).
14. ЕТСД подготавливается вместо пяти отдельных документов
(сертификата качества, отгрузочной спецификации, упаковочного
листа, товарной спецификации и спецификации веса). В нем
содержатся элементы данных, взятые из всех этих документов, и,
таким образом, он выполняет их функции, т.е.:
- подтверждает качество отгруженных товаров;
- в нем указывается количество товаров, отгруженных в
соответствии с одним транспортным документом;
- в нем содержится подробный перечень товаров, содержащихся в
одной индивидуальной упаковке;
- в нем указывается количество отгруженных товаров в
установленных единицах измерения;
- в нем указывается вес отгруженных товаров.
ЕТСД может использоваться для отгрузки товаров в различные
страны во всех случаях, если конкретные характеристики товаров
позволяют это сделать. ЕТСД может также использоваться для
отгрузки товаров в различные страны при том условии, что
иностранный покупатель дает на это свое согласие, а контракт
содержит соответствующее положение о том, что продавец предоставит
ЕТСД вместо пяти отдельных документов (сертификата качества,
отгрузочной спецификации, упаковочного листа, товарной
спецификации и спецификации веса). В случае осуществления платежа
с помощью аккредитива (кредитного письма) использование ЕТСД также
должно быть отражено в положениях и условиях аккредитива.
15. В зависимости от конкретных характеристик товаров, а также
положений и условий контракта на экспорт товаров в различные
страны один и тот же Унифицированный формуляр может использоваться
для подготовки пяти независимых документов, содержащих
соответствующие элементы данных, или выполнять в виде одного
документа функции каждого из этих отдельных документов
(сертификата качества, отгрузочной спецификации, упаковочного
листа, товарной спецификации и спецификации веса).
16. Ниже в Таблице 1 приводятся требования, предъявляемые к
подготовке отдельных документов (к сертификату качества,
отгрузочной спецификации, упаковочному листу, товарной
спецификации и спецификации веса), которые также применяются при
подготовке ЕТСД.
16.1 В зависимости от характеристик данного товара для каждой
товарной позиции или для каждой индивидуальной упаковки
выписывается отдельный сертификат качества. Требования,
предъявляемые к отдельному сертификату качества для каждой
товарной позиции или упаковки, зависят от положений и условий
контракта. В случае отгрузки товаров вместе с вспомогательными
продуктами производитель основного продукта выдает сертификат
качества для этого продукта, а также сертификат качества для
вспомогательных продуктов. В случае раздробленной поставки крупных
продуктов несколькими железнодорожными вагонами или в различные
моменты времени по различным транспортным документам на весь товар
выдается один сертификат качества. Сертификат качества не может
заменять сертификаты (разрешения), получаемые от карантинных,
санитарных и ветеринарных служб, а также другие документы,
требуемые таможней или касающиеся перевозки товаров. Эти документы
представляются в соответствии с существующими правилами.
Сертификат качества подготавливается после окончательной приемки
товаров отделом контроля качества производителя экспортных
товаров.
16.2 Отгрузочная спецификация подготавливается для каждого
отдельного транспортного документа для всех отгруженных товаров
независимо от типа упаковок, количества, наименования и
характеристик товара.
16.3 Упаковочный лист выдается для каждой упаковки отдельно.
16.4 В зависимости от характера товара для каждой упаковки
подготавливается отдельная товарная спецификация с указанием
количества отгруженных товаров в установленных единицах измерения
(таких, как метры, штуки, пары, чистый вес).
16.5 Если в контракте не указано иного, то для каждого
транспортного документа подготавливается отдельная спецификация
веса.
17. Характер товаросопроводительного документа (используются
ли ЕТСД или пять отдельных документов), а также необходимое число
копий зависят от положений и условий контракта, подписанного
торговыми партнерами.
IV. Элементы данных, содержащиеся в товаросопроводительных
документах
18. Формуляр - образец ЕТСД (см. дополнение 1) содержит
элементы данных, используемые при подготовке сертификатов
качества, отгрузочных спецификаций, упаковочных листов, товарных
спецификаций и спецификаций веса. В Таблице 1 содержится полный
перечень элементов данных, а также указание на их наличие в каждом
из пяти упомянутых документов. Элемент данных, помеченный в
Таблице буквой "M", является обязательным для каждого
соответствующего документа, независимо от характеристик товара и
условий поставки. Обусловленные элементы данных, присутствие
которых зависит от характеристик товара и условий поставки,
отмечается буквой "C". Знаком "-" отмечаются элементы данных,
которые не используются в соответствующем документе.
Таблица 1
ЭЛЕМЕНТЫ ДАННЫХ ДЛЯ ФОРМУЛЯРА ТОВАРОСОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
-----------------T----------T------------T-----------T------------T------------¬
¦ Элементы ¦Сертификат¦Отгрузочная ¦Упаковочный¦ Товарная ¦Спецификация¦
¦ данных ¦ качества ¦спецификация¦ лист ¦спецификация¦ веса ¦
+----------------+----------+------------+-----------+------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----------------+----------+------------+-----------+------------+------------+
¦Продавец M M M M M ¦
¦(3346/7) или ¦
¦грузоотправитель ¦
¦(3336/7) ¦
¦ ¦
¦Грузополучатель ¦
¦(3132/3) M M M M M ¦
¦ ¦
¦Адрес ¦
¦уведомления ¦
¦(3180/1) - C - - - ¦
¦ ¦
¦Адрес поставки ¦
¦(3144/5) - C - - - ¦
¦ ¦
¦Идентификация ¦
¦транспортного ¦
¦средства ¦
¦(8212/3) - M - - - ¦
¦ ¦
¦Пункт отправки ¦
¦(3150) - M - - - ¦
¦ ¦
¦Место разгрузки ¦
¦(3392/3) - M - - - ¦
¦ ¦
¦Пункт назначения ¦
¦(3380) - M - - - ¦
¦ ¦
¦Дата документа ¦
¦(2006/7) M M M M M ¦
¦ ¦
¦Номер документа ¦
¦(1004) M M M M M ¦
¦ ¦
¦Общий номер ¦
¦доступа (1202) M M M M M ¦
¦ ¦
¦Справочные ¦
¦данные ¦
¦(1472) - C - - C ¦
¦ ¦
¦Покупатель ¦
¦(3002/3) M M M M M ¦
¦ ¦
¦Номер экспортной ¦
¦лицензии (1208) - M - - C ¦
¦ ¦
¦Номер импортной ¦
¦лицензии (1106) - M - - C ¦
¦ ¦
¦Марки и номера ¦
¦(7102) M M M M M ¦
¦ ¦
¦Количество ¦
¦упаковок ¦
¦(7224) - M M M M ¦
¦ ¦
¦Вид упаковки ¦
¦(7064/5) - C C C C ¦
¦ ¦
¦Описание груза ¦
¦(7002) M M M M M ¦
¦ ¦
¦Код товара ¦
¦(7357) C C C C C ¦
¦ ¦
¦Вес брутто ¦
¦(6292) в кг - M M M M ¦
¦ ¦
¦Объем (6322) ¦
¦в куб. м - C C C C ¦
¦ ¦
¦Подробные ¦
¦сведения о ¦
¦грузах (7052) - - O O - ¦
¦ ¦
¦Количество ¦
¦(5310) M M M M M ¦
¦ ¦
¦Вес брутто ¦
¦(6292) одной ¦
¦упаковки в кг - C C C C ¦
¦ ¦
¦Объем (6322) ¦
¦одной упаковки ¦
¦в куб. м - C C C C ¦
¦ ¦
¦Место ¦
¦составления ¦
¦документа ¦
¦(3410/1) M M M M M ¦
¦ ¦
¦Удостоверение ¦
¦подлинности ¦
¦(4426) M M M M M ¦
L-------------------------------------------------------------------------------
V. Определения полей данных
19. Названия товаросопроводительных документов, которые могут
подготавливаться на Унифицированном формуляре для
товаросопроводительных документов, указываются рядом с пустыми
клетками справа в верхней части Формуляра. Для указания вида
подготавливаемого документа в клетке с названием соответствующего
документа необходимо поставить знак "x". Так, если
подготавливается товарная спецификация, то знак "x" ставится во
второй клетке. В особом случае, когда документ охватывает функции
всех пяти отдельных документов, знак "x" ставится во всех пяти
клетках. Дополнительная клетка без названия документа, находящаяся
рядом, позволяет использовать Формуляр для подготовки других
товаросопроводительных документов, не упомянутых выше.
20. Ниже перечисляются заголовки элементов данных,
содержащихся в ЕТСД. Их номера соответствуют номерам, содержащимся
в клетках иллюстративной схемы ЕТСД, приведенной на странице 12. В
соответствии со Справочником элементов внешнеторговых данных
Организации Объединенных Наций (СЭВДООН) в них включены примечания
с целью описания характера информации, которая должна быть внесена
в поля данных.
1. Продавец (Грузоотправитель)
Наименование и адрес стороны, продающей товар покупателю
(наименование и адрес стороны, которая на основе контракта с
перевозчиком отправляет или посылает товары с перевозчиком или
обеспечивает их транспортировку этим перевозчиком).
Соответствующие элементы данных:
- 3346/7 Продавец;
- 3336/7 Грузоотправитель.
2. Грузополучатель
Наименование и адрес стороны, которая в соответствии с
инструкциями комитента осуществляет или обеспечивает отправку,
перевозку, таможенную очистку, страхование и другие операции,
связанные с передвижением товаров.
Соответствующий элемент данных:
- 3132/3 Грузополучатель.
3. Адрес уведомления / адрес поставки
Наименование и адрес стороны, которую необходимо уведомить о
прибытии груза, или стороны, которой груз должен быть доставлен.
Соответствующие элементы данных:
- 3144/5 Адрес поставки;
- 3180/1 Адрес уведомления.
4. Идентификация транспортного средства
Наименование или номер, идентифицирующие судно или
автотранспортное средство, номер и дата авиационного рейса и т.д.
Соответствующий элемент данных:
- 8212/3 Идентификация транспортного средства.
5. Место отправки
Наименование места (или мест), из которого или в котором
должна иметь место отправка или отгрузка товаров или принятие этих
товаров под ответственность. Соответствующий элемент данных:
- 3150 Пункт отправки.
6. Место разгрузки
Наименование морского порта, аэропорта, грузового терминала,
железнодорожной станции или другого места, в котором товары (груз)
разгружаются с транспортного средства, использованного для их
перевозки.
Соответствующий элемент данных:
- 3392/3 Место разгрузки.
7. Пункт назначения
Наименование места (или мест), в которое(ые) должна быть
осуществлена отгрузка или отправка товаров.
Соответствующий элемент данных:
- 3380 Пункт назначения.
8. Справочная информация
Это поле предназначается для номеров, касающихся документов,
операций или сторон, а также таких других справочных данных,
которые стороны могут пожелать внести.
Соответствующие элементы данных:
- 1004 Номер документа;
- 2006/7 Дата документа;
- 1202 Общий номер доступа;
- 1472 Справочные данные.
9. Покупатель
Наименование и адрес стороны, которой продан товар.
Соответствующий элемент данных:
- 3002/3 Покупатель.
10. Номер экспортной / импортной лицензии
Справочный номер, присваиваемый экспортной / импортной
лицензии выдавшим ее органом.
Соответствующие элементы данных:
- 1106 Номер импортной лицензии;
- 1208 Номер экспортной лицензии.
11. Марки и номера
Марки и номера, идентифицирующие индивидуальные упаковки в
соответствии с Рекомендацией N 15 "Упрощенная грузовая
маркировка".
Соответствующий элемент данных:
- 7102 Отгрузочная маркировка.
12. Количество упаковок, вид упаковки, описание груза
Это поле предназначено для описания партии товаров. В нем
должно быть указано количество упаковок, подлежащих
транспортировке, их вид и общее описание содержимого.
Соответствующие элементы данных:
- 7002 Описание груза;
- 7064/5 Вид упаковки;
- 7224 Количество упаковок.
13. Код товара
Код, идентифицирующий товары для таможенных, транспортных или
статистических целей.
Соответствующий элемент данных:
- 7357 Код товара.
14. Вес брутто в кг
Вес (масса) товаров, включая упаковку, но исключая
оборудование перевозчика.
Соответствующий элемент данных:
- 6292 Вес брутто.
15. Объем в куб. м
Величина, которая обычно получается путем умножения
максимальной длины, ширины и высоты мест или упаковок или
транспортного оборудования.
Соответствующий элемент данных:
- 6322 Объем.
16. Подробные сведения о грузах
Идентификация и описание партии товаров, составляемые для
транспортных целей и согласованные между импортером и экспортером.
Соответствующий элемент данных:
- 7052 Подробные сведения о грузах.
17. Количество
Количество товара в соответствующих единицах измерения.
Соответствующий элемент данных:
- 6660 Количество.
18. Вес брутто одной упаковки в кг
Вес одного места с упаковкой в кг.
Соответствующий элемент данных:
- 6292 Вес брутто.
19. Объем одной упаковки в куб. м
Объем упаковки в куб. м.
Соответствующий элемент данных:
- 6322 Объем.
20. Свободное поле
Это поле предназначается для дополнительной информации,
описывающей различные свойства отгруженных товаров (физические и
механические свойства, химический состав и другие результаты
испытаний). Сертификат качества должен содержать следующие
формулировки:
либо
"товары, упоминаемые в настоящем сертификате, соответствуют
техническим нормам, стандартам и другим техническим спецификациям,
содержащимся в контракте",
либо
"товары, упомянутые в настоящем сертификате, соответствуют
техническим нормам и стандартам страны продавца или покупателя и
могут быть экспортированы".
21. Место составления документа, удостоверение подлинности
Это поле должно содержать подписи или другие формы
удостоверения подлинности документа, а также данные о месте его
составления. Соответствующие элементы данных:
- 3401/1 Место составления документа;
- 4426 Удостоверение подлинности.
22. Пример Формуляра - образца для ЕТСД приводится на стр. 12
VI. Выводы
21. Опыт показывает, что принятие Унифицированного формуляра
ускоряет подготовку товаросопроводительной документации, сокращает
количество ошибок, уменьшает в определенной степени число
необходимых сотрудников, уменьшает количество документов,
относящихся к отгрузке экспортных товаров и понижает общие расходы
на печатание, подготовку и обработку документов.
ТОВАРОСОПРОВОДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ
---------------------------------T--------------------------------------¬
¦Продавец (3346/7) или ¦ Дата документа (2006/7) ¦
¦Грузоотправитель (3336/7) ¦ Номер документа (1004) ¦
¦ ¦ Общий номер доступа (1202) ¦
¦ 1¦ Справочные данные (1472) 8¦
+--------------------------------+--------------------------------------+
¦Грузополучатель (3132/3) ¦ Покупатель (3002/3) ¦
¦ ¦ ¦
¦ 2¦ 9¦
+--------------------------------+--------------------------------------+
¦Адрес уведомления (3180/1) ¦ Номер экспортной лицензии (1209) ¦
¦Адрес поставки (3144/5) ¦ Номер импортной лицензии (1106) 10¦
¦ +--------------------------------------+
¦ ¦ Настоящий документ охватывает ¦
¦ 3¦ функции следующих документов: ¦
+---------------T----------------+ --¬ ¦
¦Идентификация ¦Пункт ¦ L-- УПАКОВОЧНОГО ЛИСТА ¦
¦транспортного ¦отправки ¦ --¬ ¦
¦средства ¦(3150) ¦ L-- ТОВАРНОЙ СПЕЦИФИКАЦИИ ¦
¦(8212/3) 4¦ 5¦ --¬ ¦
+---------------+----------------+ L-- ОТГРУЗОЧНОЙ СПЕЦИФИКАЦИИ ¦
¦Место ¦Пункт ¦ --¬ ¦
¦разгрузки ¦назначения ¦ L-- СЕРТИФИКАТА КАЧЕСТВА ¦
¦(3392/3) ¦(3380) ¦ --¬ ¦
¦ ¦ ¦ L-- СПЕЦИФИКАЦИИ ВЕСА ¦
¦ ¦ ¦ --¬ ¦
¦ 6¦ 7¦ L-- ¦
+---------------+----------------+---------T----------T--------T--------+
¦Марки и ¦Количество упаковок (7224)¦Код ¦Вес ¦Объем ¦
¦номера (7102) ¦Виды упаковки (7064/5) ¦товара ¦брутто ¦в куб. м¦
¦ ¦Описание груза (7002) ¦(7357) ¦в кг ¦(6322) ¦
¦ ¦ ¦(6292) ¦ ¦
¦ 11 12¦ 13¦ 14¦ 15¦
+------------------------------------------+----------+--------+--------+
¦Подробные сведения о грузах (7052) ¦Количество¦Вес ¦Объем ¦
¦ ¦(5310) ¦брутто ¦одной ¦
¦ ¦ ¦одной ¦упаковки¦
¦ ¦ ¦упаковки¦в куб. м¦
¦ ¦ ¦в кг ¦(6322) ¦
¦ ¦ ¦(6292) ¦ ¦
¦ 16¦ 17¦ 18¦ 19¦
+------------------------------------------+----------+--------+--------+
¦Свободное поле 20¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ -----------------------------+
¦ ¦Место составления ¦
¦ ¦документа (3410/1) ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦Удостоверение ¦
¦ ¦подлинности (4426) 21¦
L------------------------------------------+-----------------------------
TRADE FACILITATION INFORMATION
MODEL FORM FOR GOODS-ACCOMPANYING DOCUMENT
NOTE BY THE SECRETARIAT
1. At its twenty-ninth session in March 1989, the Working
Party on Facilitation of International Trade Procedures introduced
in its Programme of work a study on the feasibility of developing
a Model Form for a Goods-accompanying document (project element
3.1.23). It was agreed that the Model Form should take into
account the "Guidelines for the application of the United Nations
Layout Key when designing Trade Documents" (document
TRADE/WP.4/INF. 93). An ad hoc group was set up to prepare the
final document for approval by the Working Party.
2. At its thirty-second session in September 1990, the Working
Party agreed that the proposed Model Form for a Goods-accompanying
document be published in the TRADE/WP.4/INF. series of trade
facilitation documentation. The document could be used either as
layout key for designing of individual forms or as a model form
covering several functions.
3. The Model Form is reproduced in Annex to this Note for the
attention of authorities and organizations interested in the
facilitation of international trade procedures.
MODEL FORM FOR A GOODS-ACCOMPANYING DOCUMENT
I. Introduction
1. Various types of documents are used during preparation and
execution of international trade transactions: commercial,
shipping, transportation, insurance, customs, banking documents,
those related to payments and claims and others.
2. Goods accompanying documents are among the most numerous
ones used in international practice.
3. In international practice the following foreign trade
documents fall under this category:
- Quality certificate;
- Shipping specification;
- Packing list;
- Goods specification;
- Weight specification and others.
These documents evidence quality and quantity of export goods
and contain information on consignors and consignees as well as
means of transportation. Thus,
- Quality certificate evidences the quality of export goods;
- Shipping specification specifies the quantity of the goods
shipped under one transport document;
- Packing list provides a detailed list of the goods contained
in each individual package;
- Goods specification specifies the quantity of the goods
shipped in specified units of measurement;
- Weight specification specifies the weight of the goods
shipped.
4. The above goods accompanying documents are prepared and
issued by different organizations and industrial enterprises
dealing with the manufacture and shipment of export goods with
destinations all over the world. The terms and conditions of
commercial documents (such as purchase orders or contracts) are
the main source and basis for preparation of goods accompanying
documents.
5. The preparation and processing of goods accompanying
documents are both time- and money-consuming. The time spent slows
down the movement of export goods and money turnover. The number
of documents processed increases steadily with the growth of
foreign trade volumes.
6. Under the circumstances the reduction of the time spent on
preparation of shipping documents depends on application of the
most effective techniques for their production and processing,
including standardization and unification of these forms.
II. Background
7. In Eastern Europe the first attempts in the area of
classification, simplification and unification of goods
accompanying documents were made in the middle of the 70's. This
work was carried out in accordance with the programme of the
Working group on Simplification and Standardization of Foreign
Trade Documents within the framework of the former CMEA Permanent
Commission on Matters of International Trade.
8. At this first stage rules of preparation and distribution
of these documents for export goods were established. Among the
goods accompanying documents the most important ones were
determined - the above mentioned Quality certificate, Shipping
specification, Packing list, Goods specification and Weight
specification. It was stated that the goods accompanying documents
were to be prepared on pre-printed forms. A single standard size
of paper for all the goods accompanying documents was also
prescribed (A4 size).
9. Further efforts in this area were based on analysis and
processing of the documents used by enterprises from different
industrial branches. At this stage lists of data elements in the
documents were analyzed as well as the size of the fields on the
forms to accommodate them; terms were standardized; the boundaries
for placement of data elements were determined according to the
requirements of the United Nations Layout Key for trade documents.
10. This experience in the area of application of unified
forms by different enterprises dealing with the manufacture and
shipment of export goods made it possible to move further towards
unification of goods accompanying documents - development of a
unified form for a goods accompanying document. The necessity and
rationality of this work was based on the following:
- The goods accompanying documents (Quality certificate,
Shipping specification, Packing list, Goods specification and
Weight specification) contain a large number of data elements of
the same name. Thus, 50 percent of the data elements used are
repeated in all the goods accompanying documents with the
duplicates occupying the same areas on the forms.
- Thus, the experience from application of unified forms
showed that it would be more reasonable to adopt a single unified
form containing all the data elements from all the goods
accompanying documents currently used.
11. The work done resulted in preparation in 1987 of
Recommendation N 3.08 of the former CMEA Permanent Commission on
Matters of International Trade ("Standardized Form for a Goods
Accompanying Document") which in turn was taken into consideration
and used as a basis for development in 1988 of Recommendation N
18 on simplification of international trade procedures in mutual
trade between the former CMEA countries and Finland ("Model Form
for a Goods Accompanying Document"). Both documents summarize the
experience gained by delegations of the former CMEA countries
within the framework of the former CMEA Permanent Commission on
Matters of International Trade and by the delegation of Finland
within the framework of the Commission on Co-operation between
the former CMEA countries and Finland on standardization and
unification of goods accompanying documents.
III. Purpose of Development and Area of Application
12. The unified form for goods accompanying documents (see
Appendix 1 to this paper) was developed in full accordance with
the principles and rules of the UN Layout-Key for trade documents
and reflects its application to a group of goods accompanying
documents having similar functions and containing a considerable
number of data elements in common.
This unified form can be used for preparation of the following
documents:
- Quality certificate;
- Shipping certification;
- Packing list;
- Goods specification;
- Weight specification.
13. In case a goods accompanying document covers all the five
above mentioned documents (that is all the five boxes on the form
with corresponding document names are marked by checkmarks ("x's")
it can be considered as a single goods accompanying document (the
SGAD)
14. The SGAD is prepared instead of the five separate
documents (Quality certificate, Shipping specification, Packing
list, Goods specification and Weight, specification). It contains
the data elements from all these documents and performs their
functions, that is:
- evidences the quality of the goods shipped;
- specifies the quantity of the goods shipped under one
transport document;
- provides a detailed list of the goods contained in one
individual package;
- specifies the quantity of the goods shipped in specified
units of measurement;
- specifies the weight of the goods shipped.
The SGAD can be used for the shipment of goods to different
countries whenever the specific characteristics of the goods make
it possible. The SGAD document can also be used for shipment of
goods to different countries provided the foreign buyer gives his
consent and the contract contains a corresponding clause to the
effect that the seller will provide the SGAD instead of five
separate documents (Quality certificate, Shipping specification,
Packing list, Goods specification and Weight specification). In
case of payment by Documentary credit (Letter of Credit) the use
of the SGAD is also to be stipulated in the terms and conditions
of the Documentary Credit.
15. Subject to specific characteristics of the goods, as well
as terms and conditions of the contract for export of goods to
different countries, the same unified form can be used for
preparation of five independent documents which contain
corresponding data elements or can perform, in one document the
functions of each of these separate documents (Quality
certificate, Shipping specification, Packing list, Goods
specification and Weight specification).
16. The requirements to preparation of separate documents are
given below in table 1 (those for Quality certificate, Shipping
specification, Packing list, Goods specification and Weight
specification) and also apply to preparation of the SGAD.
16.1. Dependent on the good's characteristics a separate
Quality certificate is issued for each goods item or for each
individual package. The requirement for a separate Quality
certificate for each goods item or package depends on the terms
and conditions of the contract. In case of shipment of goods with
auxiliary equipment the manufacturer of the basic product provides
a Quality certificate for this product incorporating also the
Quality certificates for the auxiliary products. In case of split
shipment of large products by different railway cars or at
different moments in time under different transport documents a
single Quality certificate is provided for the whole product. The
Quality certificate cannot replace certificates (permissions) from
quarantine, sanitary and veterinary services as well as other
documents required by Customs and other regulations related to
transportation of the goods. These documents are presented
according to the existing rules. The Quality certificate is
prepared after the final acceptance of the goods by the quality
control department of the manufacturer of export goods.
16.2. A Shipping specification is prepared for each separate
transport document for all the goods shipped irrespective of the
type of packages, quantity, name and characteristics of the goods.
16.3. A Packing list is provided for each package separately.
16.4. Subject to the nature of the goods an individual Goods
specification is prepared for each package specifying the quantity
of the goods shipped in specified units of measurement (such as
meters, pieces, pairs, net weight).
16.5. If not otherwise stated in the contract a separate
Weight specification is prepared for each transport document.
17. The specification of goods accompanying documentation
(whether using the SGAD or five separate documents) as well as the
number of copies required depends on the terms and conditions of
the contract signed by trade partners.
IV. Data Elements Contained in Goods Accompanying
Documents
18. The model form of the SGAD (see Appendix 1) contains data
elements used in the preparation of Quality certificates, Shipping
specifications, Packing lists, Goods specifications and Weight
specifications. Table 1 contains a complete list of data elements
as well as an indication of their presence in each of the five
documents mentioned. A data element marked with the letter "M" in
the table is mandatory for each corresponding document
irrespective of the characteristics of the goods and terms of
delivery. Conditional data elements the presence of which depend
on the characteristics of the goods and delivery terms are marked
with the letter "C". The "-" symbol marks data elements which are
not used in the corresponding document.
Table 1
DATA ELEMENTS FOR A FORM OF A GOODS-ACCOMPANYING DOCUMENT
----------------T-----------T-------------T-----------T-------------T-------------¬
¦ Data ¦ Quality ¦ Shipping ¦ Packing ¦ Goods ¦ Weight ¦
¦ elements ¦certificate¦specification¦ list ¦specification¦specification¦
+---------------+-----------+-------------+-----------+-------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---------------+-----------+-------------+-----------+-------------+-------------+
¦Seller (3346/7) M M M M M ¦
¦or Consignor ¦
¦(3336/7) ¦
¦ ¦
¦Consignee M M M M M ¦
¦(3132/3) ¦
¦ ¦
¦Notify party - C - - - ¦
¦(3180/1) ¦
¦ ¦
¦Delivery party - C - - - ¦
¦(3144/5) ¦
¦ ¦
¦Identification ¦
¦of the means - M - - - ¦
¦of transport ¦
¦(8212/3) ¦
¦ ¦
¦Despatch place - M - - - ¦
¦(3150) ¦
¦ ¦
¦Place of - M - - - ¦
¦discharge ¦
¦(3392/3) ¦
¦ ¦
¦Transport - M - - - ¦
¦destination ¦
¦(3380) ¦
¦ ¦
¦Document date M M M M M ¦
¦(2006/7) ¦
¦ ¦
¦Document number M M M M M ¦
¦(1004) ¦
¦ ¦
¦Common Access M M M M M ¦
¦Reference ¦
¦(1202) ¦
¦ ¦
¦Reference data - C - - C ¦
¦(1472) ¦
¦ ¦
¦Buyer (3002/3) M M M M M ¦
¦ ¦
¦Export Licence - M - - C ¦
¦number (1208) ¦
¦ ¦
¦Import Licence - M - - C ¦
¦number (1106) ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦Marks and M M M M M ¦
¦numbers (7102) ¦
¦ ¦
¦Number of - M M M M ¦
¦packages (7224) ¦
¦ ¦
¦Type of - C C C C ¦
¦packages ¦
¦(7064/5) ¦
¦ ¦
¦Description M M M M M ¦
¦of goods (7002) ¦
¦ ¦
¦Commodity code C C C C C ¦
¦(7357) ¦
¦ ¦
¦Gross weight - M M M M ¦
¦(6292) kg ¦
¦ ¦
¦ 3 ¦
¦Cube (6322) m - C C C C ¦
¦ ¦
¦Goods details - - O O - ¦
¦(7052) ¦
¦ ¦
¦Quantity (5310) M M M M M ¦
¦ ¦
¦Gross weight - C C C C ¦
¦(6292), kg of ¦
¦one package ¦
¦ ¦
¦ 3 ¦
¦Cube (6322), m - C C C C ¦
¦of one package ¦
¦ ¦
¦Place of issue M M M M M ¦
¦of document ¦
¦(3410/1) ¦
¦ ¦
¦Authentication M M M M M ¦
¦(4426) ¦
L----------------------------------------------------------------------------------
V. Data Field Definitions
19. The names of goods accompanying documents which can be
prepared on the unified form for goods accompanying documents are
specified next to empty boxes in the upper right-hand part of the
form. To indicate the type of document being prepared it is
necessary to mark the box with the corresponding document name
with an "x". Thus the first box is marked with an "x" if a Goods
specification is prepared. In the particular case when the
document covers the functions of all the five separate documents
all the five boxes should be marked with "x". An extra box
without a document name next to it allows to use the form for
preparation of other goods accompanying documents not mentioned
previously.
20. The headings of the data elements appearing in the SGAD
are listed below. Their numbers refer to the numbers of the boxes
in the SGAD illustration on page 10. The remark's in accordance
with the United Nations Trade Data Element Directory (UNTDED) are
included to describe the nature of the information to be entered
in the data fields.
1. Seller (Consignor)
Name and address of party selling merchandise to a buyer
(Name and address of party which, by contract with a carrier,
consigns or sends goods with the carrier, or has them conveyed by
him).
Corresponding data elements:
- 3346/7 Seller;
- 3336/7 Consignor.
2. Consignee
Name and address of a party who undertakes or makes
arrangements for the forwarding, carriage, Customs clearance,
insurance and other activities associated with the movement of
goods, acting upon instructions from a principal.
Corresponding data element:
- 3132/3 Consignee.
3. Notify/Delivery party
Name and address of the party to be notified of arrival of
goods, or to which goods should be delivered.
Corresponding data elements:
- 3144/5 Delivery party;
- 3180/1 Notify party.
4. Identification of the means of transport
Name or number identifying a vessel or a vehicle, flight
number and date, etc.
Corresponding data element:
- 8212/3 Identification of the means of transport.
5. Despatch place
Name of place (or places), from or at which despatch, or
shipment, or taking-in-charge of goods is to take place.
Corresponding data element:
- 3150 Despatch place.
6. Place of discharge
Name of seaport, airport, freight terminal, rail station or
other place at which the goods (cargo) are unloaded from the means
of transport having been used for their carriage.
Corresponding data element:
- 3392/3 Place of discharge.
7. Transport destination
Name of place (or places) to which shipment or despatch of
goods Is to he undertaken.
Corresponding data element:
- 3380 Transport destination.
8. References
This field is intended for numbers referring to documents,
actions or parties and such other reference data as the parties
might wish to state.
Corresponding data elements:
- 1004 Document number;
- 2006/7 Document date;
- 1202 Common Access Reference;
- 1472 Reference data.
9. Buyer
Name and address of the party to which merchandise is sold.
Corresponding data element:
- 3002/3 Buyer.
10. Export/Import licence number
Reference number assigned by the issuing authority to an
Export/Import Licence.
Corresponding data elements:
- 1106 Import Licence number;
- 1208 Export Licence number.
11. Marks and numbers
Marks and numbers identifying individual packages in
accordance with Recommendation N 15 "Simpler Shipping Marks".
Corresponding data element:
- 7102 Shipping marks.
12. Number of packages, type of packages, description of goods
This fields intended for the description of the consignment.
It should show the number of packages as they appear for
transport, their type and general description of the contents.
Corresponding data elements:
- 7002 Description of goods;
- 7064/5 Type of packages;
- 7224 Number of packages.
13. Commodity Code
Code identifying goods for Customs, transport or statistical
purposes.
Corresponding data element:
- 7357 Commodity code.
14. Gross weight, kg
Weight (mass) of goods including packing but excluding the
carrier's equipment.
Corresponding data element:
- 6292 Gross weight.
3
15. Cube, m
Measurement normally arrived at by multiplying the maximum
length, width and height of pieces or packages or transport
equipment.
Corresponding data element:
- 6322 Cube.
16. Goods details
Identification and description of a goods consignment, as it
appears for transport purposes and agreed between importer and
exporter.
Corresponding data element:
- 7052 Goods details.
17. Quantity
Quantity of the goods in corresponding units of measurement.
Corresponding data element:
- 6660 Quantity.
18. Gross weight, kg of one package
Weight of package with packing in kg.
Corresponding data element:
- 6292 Gross Weight.
3
19. Cube, m of one package
3
Cube of package in m .
Corresponding data element:
- 6322 Cube.
20. Free field
This field in intended for placement of additional information
describing different properties of the goods shipped (physical and
mechanical properties, chemical composition and other test
results).
The Quality Certificate must contain
either
"the goods mentioned in this certificate are in conformity
with the technical norms, standards and other technical
specifications stipulated in the Contract"
or
"the goods mentioned in this certificate are in conformity
with the technical norms and standards of the country of the
Seller or Buyer and may be exported."
21. Place of issue of document, authentication
This field must contain signatures and other forms of
authentication of the document as well as place of issue.
Corresponding data elements:
- 3401/1 Place of issue of document;
- 4426 Authentication.
22. The model form for the SGAD is illustrated on page 11.
VI. Conclusions
21. Experience shows that the adoption of a unified form
speeds up preparation of goods accompanying documentation, reduces
the number of errors, reduces to a certain degree the number of
people involved, decreases the number of documents related to
shipment of export goods, and brings down general expenses for the
printing, preparation and processing of documents.
GOODS ACCOMPANING DOCUMENT
---------------------------------T---------------------------------------¬
¦Seller (3346/7) or ¦Document data (2006/7) ¦
¦Consignor (3336/7) ¦Document number (1004) ¦
¦ ¦Common Access Reference (1202) ¦
¦ 1¦Reference data (1472) 8¦
+--------------------------------+---------------------------------------+
¦Consignee (3132/3) ¦Buyer (3002/3) ¦
¦ ¦ ¦
¦ 2¦ 9¦
+--------------------------------+---------------------------------------+
¦Notify party (3180/1) ¦Export Licence number (1209) ¦
¦Delivery party (3144/5) ¦Import Licence number (1106) 10¦
¦ +---------------------------------------+
¦ ¦This document covers the following ¦
¦ 3¦fuctions: ¦
+---------------T----------------+--¬ ¦
¦Indentification¦Despatch place ¦L-- PACKING LIST ¦
¦of the means ¦(3150) ¦--¬ ¦
¦of transport ¦ ¦L-- GOODS SPECIFICATION ¦
¦(8212/3) 4¦ 5¦--¬ ¦
+---------------+----------------+L-- SHIPPING SPECIFICATION ¦
¦Place of ¦Transport ¦--¬ ¦
¦Discharge ¦destination ¦L-- CERTIFICATE OF QUALITY ¦
¦(3392/3) ¦ ¦--¬ ¦
¦ ¦ ¦L-- WEIGHT SPECIFICATION ¦
¦ ¦ ¦--¬ ¦
¦ 6¦ 7¦L-- ¦
+---------------+----------------+----------T---------T---------T--------+
¦Marks and ¦Number of packages (7224) ¦Commodity¦Gross ¦ 3¦
¦number (7102) ¦Type of packages (7064/5) ¦code ¦weight, ¦Cube, m ¦
¦ ¦Description of goods (7002)¦(7357) ¦kg (6292)¦(6322) ¦
¦ 11 12¦ 13¦ 14¦ 15¦
+-------------------------------------------+---------+---------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ 3¦
¦Goods details (7052) ¦Quantity ¦Gross ¦Cube, m ¦
¦ ¦(5310) ¦weight, ¦(6322) ¦
¦ ¦ ¦kg (6292)¦of one ¦
¦ ¦ ¦of one ¦package ¦
¦ ¦ ¦package ¦ ¦
¦ 16 ¦ 17¦ 18¦ 19¦
+-------------------------------------------+---------+---------+--------+
¦Free field 20¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ -----------------------------+
¦ ¦Place of issue of document ¦
¦ ¦(3410/1) ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦Authentication (4426) ¦
¦ ¦ 21¦
L-------------------------------------------+-----------------------------
|
