Утратил силу- ПРИКАЗ РОСПАТЕНТА ОТ 23.06.2006 N 152/Л
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
ПРИКАЗ
от 31 декабря 2004 г. N 99
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
В соответствии с распоряжением Правительства Российской
Федерации от 31 октября 2000 г. N 1547-р и Инструкцией по
делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской
Федерации, утвержденной Приказом Минобрнауки России от 17 сентября
2004 г. N 68, приказываю:
1. Утвердить Временную инструкцию по делопроизводству в
Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и
товарным знакам.
2. Считать утратившим силу Приказ Роспатента от 29 июня 2001
г. N 86.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
Финансово-административное управление (Агеенко Н.Р.).
Руководитель
Б.П.СИМОНОВ
Утверждена
Приказом Роспатента
от 31 декабря 2004 г. N 99
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ
ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ, ПАТЕНТАМ
И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
Данная Инструкция является временной и действует Вплоть
до утверждения Типового регламента федеральных органов
исполнительной власти и Регламента о Федеральной службе
по интеллектуальной собственности, патентам
и товарным знакам
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по
интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (далее
- Инструкция) разработана на основании "Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти",
утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от
27.11.2000 N 68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции
Российской Федерации 26.12.2000, N 2508 и Инструкции по
делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской
Федерации, утвержденной Приказом Минобрнауки России от 17 сентября
2004 г. N 68, в целях совершенствования документационного
обеспечения управления и повышения его эффективности путем
унификации состава и форм управленческих документов, технологий
работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов в
Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и
товарным знакам (далее - Роспатент).
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию
служб документационного обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
Роспатенте.
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию
работы с документами независимо от вида носителя, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,
осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной
информации, применяемые в Роспатенте, должны отвечать требованиям
Инструкции.
1.3. Инструкция не распространяется на служебные документы
секретного характера, документы с грифом "Для служебного
пользования", заявки на изобретения, полезные модели, промышленные
образцы, товарные знаки, знаки обслуживания, наименования мест
происхождения товаров, заявки на официальную регистрацию программ
для ЭВМ, баз данных, топологий интегральных микросхем, а также на
материалы, относящиеся к указанным заявкам.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления на основе единой
технической политики и применения современных технических средств
в работе с документами, методическое руководство и контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами в
подразделениях Роспатента осуществляется Отделом государственной
службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ РОСПАТЕНТА
2.1. Деятельность Роспатента обеспечивается системой
взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав
определяется компетенцией Роспатента, порядком разрешения вопросов
(единоначальный или коллегиальный), объемом и характером
взаимосвязей между Роспатентом, другими органами управления и
организациями.
2.2. При подготовке документов рекомендуется применять
текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с
использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для
оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N
12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.
III. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Приказ, распоряжение
3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения
нормативного характера, а также по оперативным, организационным,
кадровым и другим вопросам внутренней работы Роспатента.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения
на основании поручений руководителя Роспатента, его заместителей
либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам
готовит Отдел государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления. Проекты
приказов о командировании работников Роспатента в зарубежные
страны готовятся Управлением международного сотрудничества и
информационного обеспечения в соответствии с отдельным приказом.
Проекты приказов о командировании работников Роспатента по
территории России готовятся Отделом государственной службы и
кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления.
Приказы и распоряжения подписываются Руководителем Роспатента
или по его поручению заместителем Руководителя.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами
возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и
вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов
(распоряжений) является обязанностью Отдела государственной службы
и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления.
3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним
визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим
проект, руководителями подразделений, которым в проекте
предусматриваются задания и поручения, а также заместителем
начальника Финансово-административного управления - главным
юрисконсультом. Возражения по проекту приказа (распоряжения),
возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая
прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся
изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и
повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые Руководителю
Роспатента на подпись, визируются заместителями Руководителя в
соответствии с распределением обязанностей.
3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на
стандартных бланках установленной формы и докладываются для
подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать
краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а
также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем
согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с
другими органами или организациями, печатаются на стандартных
листах бумаги без бланка, с указанием названий федерального органа
исполнительной власти и других органов или организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах
календарного года; приказы по основной деятельности, по
командировкам, по личному составу и распоряжения нумеруются
отдельно.
3.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные
экземпляры заверяют печатью Отдела государственной службы и
кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления и направляют адресатам в соответствии с указателем
рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия
приказа (распоряжения) обязательно направляется исполнителю.
3.1.5. Приказ (распоряжение) печатаются на бланке
установленной формы шрифтом размером N 13 (14).
Приказ (распоряжение) имеют следующие реквизиты:
Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным
способом.
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:
15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 N 44.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий
из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1
межстрочный интервал.
Например:
О командировании работников Роспатента в...
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным
расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 13 (14) через 1,5 интервала от левой
границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам
текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии
1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты
и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и
т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в
констатирующей части указывается наименование этого документа в
творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю",
которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты
и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия
однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В
качестве исполнителей указываются структурные подразделения или
конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной
части может содержать сведения о подразделении или должностном
лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на
отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера
и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать
утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения
которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки,
который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи,
расшифровку подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы,
фамилия).
3.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной
власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х
297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти -
располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ; располагается центровано;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней подписи; располагается центровано;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
и более организациями, состоит из регистрационных номеров
документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую
черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной
власти располагаются ниже текста на одном уровне.
3.2. Положение, правила, инструкция
3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по
вопросам, отнесенным к компетенции Роспатента.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные
для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как
самостоятельные правовые акты, которые подписываются Руководителем
Роспатента, или как акты, утверждаемые Роспатентом. Утверждение
оформляется в форме грифа утверждения или путем издания
распорядительного документа об их утверждении.
3.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и
инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов
нормативных актов.
3.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается
от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте
используются слова: "должен", "следует", "необходимо",
"запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на
вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные
требования и порядок проведения работ (должностная инструкция),
отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному
специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его
распространения, ответственность за нарушение установленных правил
и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться
на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и
подпунктов производится арабскими цифрами.
3.3. Протокол
3.3.1. Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания), представленных
тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.;
материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями
Роспатента и другими организациями, на которые возложена их
подготовка. Справки подписываются руководителями
подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста
возлагается на секретаря коллегии Роспатента и сотрудников
подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола
должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня
заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются
подразделением, ответственным за подготовку.
3.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на
заседании, направляются для подшивки в дело в
подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о
принятых решениях.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и
материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в
них, причем копии протоколов - по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного
пользования".
3.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших
Повестка дня
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в
тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление
(решение) в тексте протокола печатается полностью; при
необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего
постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой
фиксируются только принятые постановления (решения) по
соответствующим вопросам.
3.3.4. Протокол подписывается председательствующим на
заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных
советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные
номера, включающие порядковые номера протоколов организаций,
принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях,
состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в
повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в
пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут
прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой,
принятой в Роспатенте.
3.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки; указатель составляет и подписывает
ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение
вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Отдела
государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и
заверяются печатью Отдела государственной службы и кадров,
контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления.
3.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола
или на бланке Роспатента формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово Протокол печатается от границы
верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и
выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита
2 межстрочными интервалами, печатается через интервал и
выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания указывается при
оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило
не на обычном месте.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид
заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается
по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или
словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных
интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование
начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано
другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после
последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии
должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) и краткое
содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно
самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в
правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра
печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и
центруется по отношению к ним.
При решении правовых нормативных вопросов Роспатент в пределах
своей компетенции издает постановления, как самостоятельные
документы.
Оформление реквизитов постановления аналогично п. 4.1.6 данной
Инструкции.
3.4. Служебные письма
3.4.1. Служебные письма Роспатента готовятся как:
ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания и
Минобрнауки России, и иных органов государственной власти;
исполнение поручений Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации, Минобрнауки России по
обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции
Роспатента;
ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
инициативные письма.
3.4.2. Служебные письма, направляемые в органы государственной
власти, должны быть подготовлены в 3-х экземплярах (1-й - для
отправки, 2-й - визовой, в дело Отдела государственной службы и
кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления, 3-й - для отправки в дело структурного подразделения -
исполнителя), а также в электронном виде.
3.4.3. Служебные письма, направляемые в Минобрнауки России,
должны быть подготовлены в 3-х экземплярах (1-й - для отправки;
2-й - визовой, в дело Отдела государственной службы и кадров,
контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления; 3-й - для отправки в дело структурного
подразделения-исполнителя), а также в электронном виде и должны
быть завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением
руководства Минобрнауки России.
3.4.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются
резолюцией Руководителя Роспатента на основании имеющихся сроков
исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции Руководителя Роспатента. Сроки
подготовки инициативных писем определяются руководителями
структурных подразделений.
3.4.5. Служебные письма печатаются на стандартных бланках
формата А4 или А5, изготавливаемых типографским способом.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа
арабскими цифрами.
Служебное письмо Роспатента, направляемое внутри страны,
составляется на русском языке. Текст служебного письма, как
правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов,
если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном
подразделении организации-адресата.
3.4.6. Исключается в системе Роспатента внутренняя служебная
переписка по вопросам, которые могут быть разрешены в рабочем
порядке.
Служебные (докладные) записки и служебные письма, адресованные
Руководителю Роспатента и его заместителям, подлежат обязательной
регистрации в Отделе государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления. Данные
документы с резолюцией Руководителя Роспатента или его
заместителей передаются через Отдел государственной службы и
кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления.
3.4.7. Текст письма излагается от 3-го лица единственного
числа.
Например:
"Федеральная служба по интеллектуальной собственности,
патентам и товарным знакам считает...", "Федеральная служба по
интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам
рассмотрела...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его
текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...",
"направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой
части излагается причина, основание или обоснование составления
письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием
подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
3.4.9. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о
структурных подразделениях и должностных инструкциях.
IV. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Бланки документов
4.1.1. Документы Роспатента должны, как правило, оформляться
на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов
и порядок их расположения (Приложения 1 - 4).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма
Роспатента оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
Документы, издаваемые от двух или более организаций, как
правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
4.1.2. В Роспатенте применяются следующие бланки:
Роспатента;
Руководителя Роспатента;
Заместителя Руководителя Роспатента;
приказов;
распоряжений.
Состав видов бланков, применяемых в Роспатенте, утверждается
Руководителем Роспатента по представлению
Финансово-административного управления.
4.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации изготавливаются полиграфическим предприятием,
имеющим выданную Министерством культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации лицензию на соответствующий вид деятельности,
по заказу Роспатента.
4.1.4. Бланки документов должны использоваться строго по
назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться
другим организациям и лицам.
4.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых
бланков документов осуществляется по разрешению (поручению)
Руководителя Роспатента. Соответствующие предложения вносятся
руководителями структурных подразделений вместе с образцами
предлагаемых бланков.
4.2. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов
работники Роспатента обязаны соблюдать правила оформления
реквизитов, изложенные ниже.
4.2.1. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно
передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "о
выделении...", "об изменении..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок не составляется.
4.2.2. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция,
положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ. При подготовке проекта документа
печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами
федеральной исполнительной власти, должны иметь одну (единую)
дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций,
а также содержащих сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2000 г.), а в
остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день,
месяц, год (29.04.2000).
4.2.3. Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные
органы исполнительной и судебной власти, подписываются
Руководителем Роспатента или, по его поручению, заместителем.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям,
гражданам, подписываются Руководителем Роспатента, его
заместителями или руководителями структурных подразделений в
соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и
его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным
способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать
документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед
наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают
на одном уровне.
4.2.4. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям
или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования
пишутся в именительном падеже.
Например:
Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименования организации и подразделения указываются в
именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство образования и
науки Российской Федерации
Департамент Управления делами
Ведущему специалисту
Л.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы
и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
И.П. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
Киреевский р-н, г. Липки
Тульская обл., 301264
4.2.5. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной службы по
интеллектуальной собственности,
патентам и товарным знакам
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
16.10.2000
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений
документ может утверждаться приказом Роспатента.
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Роспатента
от 16.10.2000 N 150
4.2.6. Согласование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или
грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и
ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем
(отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился
проект документа. Документы, содержащие поручения работникам
Роспатента или его подразделений, должны быть завизированы.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего
документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего
листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте
распорядительного документа, на внутреннем документе и на копии
отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне
документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник Финансово-административного
управления
Личная подпись Н.Р. Агеенко
25.12.2004
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с Управлениями и
отделами Роспатента, а также организациями, интересы которых в нем
затрагиваются, - внешнее согласование.
Документы, касающиеся финансовых вопросов, в том числе
бюджета, учета и контроля патентных пошлин, тарифов и сборов,
должны быть завизированы начальником Финансово-административного
управления Роспатента.
Документы Роспатента, адресованные в Министерство иностранных
дел Российской Федерации, а также документы, направляемые за
рубеж, не подлежат отправке без согласования с Управлением
международного сотрудничества и информационного обеспечения
Роспатента.
Перед представлением документа на подписание Руководителю
Роспатента он визируется заместителем начальника
Финансово-административного управления - главным юрисконсультом и
соответствующим заместителем руководителя, курирующим вопросы,
затронутые в документе.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО",
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования; или название документа,
подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Федеральной службы по
интеллектуальной собственности,
патентам и товарным знакам
________________ __________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
25.12.2004
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.09.2000 N 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в
левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания
осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Роспатента;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых
затрагиваются в документе;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
Порядок подготовки и согласования распространяется на
документы, имеющие реквизиты Роспатента и образующиеся в
результате исполнения поручений, зафиксированных в резолюциях
Руководителя Роспатента или его заместителей, а также
руководителей подразделений Роспатента.
Порядок распространяется на приказы, распоряжения, указания,
информационные письма и методические рекомендации Роспатента.
Руководитель Роспатента, его заместители, начальники
управлений при наложении резолюций указывают ответственного
исполнителя поручения, несущего персональную ответственность за
качество и своевременную подготовку проекта документа.
Когда поручение дано нескольким должностным лицам,
ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении
первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координация их работы.
Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и
достоверность информации, использованной при подготовке документа.
При наличии ответственного исполнителя, несущего
ответственность за организацию порядка проведения работ, все
остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный
анализ информации и обязаны в сроки, установленные основным
исполнителем, представить ему подготовленный проект документа,
справку и т.п.
Ответственный исполнитель представляет подготовленный проект
документа, завизированный соисполнителями, на подписание
(утверждение) Руководителю Роспатента или его заместителям, или
руководителям структурных подразделений (при отсутствии виз
соисполнителей - докладывает их позиции и предложения).
Направление соисполнителями проекта документа непосредственно
на подписание Руководителю Роспатента или руководителям
структурных подразделений, в том числе, если соисполнитель
является работником подведомственной организации Роспатента, не
допускается.
После подписания документа Руководителем Роспатента лицо,
ответственное за его подготовку, обеспечивает незамедлительную
передачу его в Отдел государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления.
4.2.7. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись, дата.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель,
подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
4.2.8. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя,
номер его телефона, например:
Максимова Нина Сергеевна
928-88-14
или
Максимова
928-88-14
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия
основного исполнителя.
4.2.9. Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа
реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их
содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют
следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования
перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и
числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом
верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты
и номера.
Например: Приложение к приказу Роспатента... дата, N...
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не
указывается.
4.2.10. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого
документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер
дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись
исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Движение документов в Роспатенте с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправки образует
документооборот.
5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Роспатенте, регламентируются инструкцией по
делопроизводству, табелем унифицированных форм документов,
положениями о структурных подразделениях и должностными
инструкциями их работникам.
5.2. Организация доставки документов
5.2.1. Доставка документов в Роспатент осуществляется, как
правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической
связи.
С помощью почтовой связи в Роспатент доставляется письменная
корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых
карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по
электронной почте.
5.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
5.3.1. Документы, поступающие в Роспатент на бумажных
носителях, проходят первичную обработку, предварительное
рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и
доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется
работниками Отдела государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
5.3.2. Документы, адресованные руководству Роспатента, а также
без указания конкретного лица или структурного подразделения
предварительно рассматриваются в Отделе государственной службы и
кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на требующие обязательного
рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в
структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя
из оценки их содержания, на основании установленного в Роспатенте
распределения обязанностей между Руководителем и его
заместителями.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям
или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в Отдел
государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления, где в
регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) вносится содержание
резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими
структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель,
остальным исполнителям передаются копии.
5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с
проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же
правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение
руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается)
получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно
передается руководителю, которому она адресована.
5.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией
должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном
носителе должен соответствовать тексту оригинала.
5.4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов
5.4.1. Документы, отправляемые Роспатентом, передаются
почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется службой Отдела государственной службы и кадров,
контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления.
Документы для отправки передаются полностью оформленными,
зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием
на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего
рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется
по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя Отдела
государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления.
Доставка и получение документов в вышестоящие органы
государственной власти, включая Минобрнауки России, осуществляется
разъездными машинами Роспатента.
Доставка документов в Роспатент из подведомственных
организаций и из Роспатента в подведомственные организации
осуществляется службами подведомственных организаций.
5.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется
передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,
телефонограмм, электронных сообщений.
Виды документов, информация которых передается по каналам
электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их
бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по
делопроизводству Роспатента, с учетом функционирующих в Роспатенте
технических и программных средств.
5.4.3. Телеграммы, составляемые в Роспатенте, принимаются
сотрудниками Отдела государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления
завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными
с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм
осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг
телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства
Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собрание
законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).
5.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм
осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается
(печатается) получателем.
5.5. Порядок прохождения внутренних документов
5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их
подготовки и оформления должно соответствовать прохождению
отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих
документов.
5.5.2. Копии подписанных руководителями распорядительных
документов в обязательном порядке рассылаются в структурные
подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые
вопросы.
5.5.3. Передача документов между структурными подразделениями
осуществляется через лица, ответственные за делопроизводство, с
соответствующей отметкой в контрольно-учетной карточке.
5.6. Прием и обработка документов, поступающих
по каналам электронной почты и факсимильной связи
5.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы
автоматизации документооборота, средство доставки, отправки
информации и ее передачи между пользователями как внутри
федерального органа исполнительной власти, так и между
организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные
средства.
5.6.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по
каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими
требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не
должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с
заявкой установленного образца, подписанной руководителем
подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для
служебного пользования";
подлежащий передаче документ учитывается в журнале
установленной формы. Подлинники документов после передачи
возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной
формы без проставления регистрационного штампа, передаются
адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без
перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной
в подразделениях, осуществляется их руководителями.
5.7. Учет количества документов
5.7.1. Учет количества документов за определенный период
времени (год, месяц) проводится по контрольно-учетным карточкам,
регистрируемым Отделом государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления.
Результаты учета количества документов обобщаются Отделом
государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления и представляются
Руководителю Роспатента.
5.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, без учета копии.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются Отделом
государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления Руководителю Роспатента в
табличной форме (Приложение 5).
5.8. Работа исполнителей с документами
5.8.1. Руководители структурных подразделений Роспатента
обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до
исполнителей в день поступления, контроль за качественным
исполнением по существу вопроса.
5.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения
выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках
исполнителю передается регистрационная карточка или используется
иная форма его информирования.
5.8.3. Если в резолюции Министра или заместителя Министра
науки и образования Российской Федерации первым пунктом указан
Роспатент, а вторым пунктом в резолюции указан Департамент
Минобрнауки России, то подготовку документа и согласование с
другими федеральными органами исполнительной власти осуществляет
Роспатент, который направляет подготовленные и согласованные
документы в Департамент Минобрнауки России вместе с основанием
(поручение) и дискетой.
5.8.4. Если в резолюции Министра образования и науки России
или его заместителя первым пунктом указан Департамент
Министерства, а соисполнителем - Роспатент, то процесс
согласования документа и представление Министру (заместителю
Министра) для подписания документа осуществляет ответственный
Департамент Министерства. Роспатент представляет
Департаменту-исполнителю предложения, подписанные Руководителем
Роспатента (его заместителем) в течение первой половины срока,
отведенного на исполнение поручения.
5.8.5. В случаях, когда в резолюциях руководства Минобрнауки
России имеются поручения, не входящие в полномочия Роспатента,
Руководитель Роспатента или его заместитель в течение 2-х дней
направляет свои предложения по переадресовке поручения в
Департамент Управления делами Минобрнауки России.
5.8.6. Внесение документов, подготовленных Роспатентом и
носящих нормативно-правовой характер, в Правительство Российской
Федерации осуществляется Министром науки и образования Российской
Федерации или лицом, исполняющим его обязанности.
5.8.7. По вопросам, относящимся к компетенции Минобрнауки
России и включенным в повестку очередного заседания Правительства
Российской Федерации, Роспатент в соответствии с поручением
Министра (или лица, исполняющего его обязанности) подготавливает
справку, которая направляется в Департамент Управления делами
Минобрнауки России для доклада Министру (или лицу исполняющего его
обязанности). Справка за подписью Руководителя Роспатента должна
состоять из краткого содержания рассматриваемого вопроса, выводов,
предложений и рекомендаций.
5.8.8. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подписание
(утверждение) руководством Роспатента или руководителями
структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование. На документ,
рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит
указатель на рассылку.
5.8.9. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о дате поступления (если образовался интервал времени между
поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах
промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры
и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
5.8.10. При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ
информации и представление ответственному исполнителю в
установленные им сроки необходимых материалов (проектов
документов, справок, сведении и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность
за полноту и достоверность информации, использованной при
подготовке документа.
5.9. Работа с обращениями и запросами депутатов
5.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы
депутатов разных уровней осуществляется Роспатентом в соответствии
с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
5.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо,
написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
При обращении депутата в Роспатент должностные лица должны
предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской
деятельностью.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при
необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30
дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и
предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом
сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в
порядке, установленном законодательством о государственной тайне.
Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно
дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней
со дня его получения или в иной, согласованной с инициатором
запроса срок.
5.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением
или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения
каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или
запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ
депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления
обращения или запроса.
5.9.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский
запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании
соответствующей палаты Федерального Собрания Российской
Федерации)или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня
получения парламентского запроса или в иной, установленной
соответствующей палатой Федерального Собрания Российской
Федерации, срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом,
которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно
исполняющим его обязанности.
5.9.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и
запросов депутатов осуществляется Отделом государственной службы и
кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления в соответствии с установленным порядком работы с
поступающими документами.
5.9.6. В структурных подразделениях Роспатента по обращениям и
запросам депутатов в соответствии с указаниями руководства
оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях -
проекты поручений соответствующим организациям.
5.9.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их
рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
VI. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
6.1. Регистрация документов
6.1.1. Основой построения поисковых систем является
регистрация документов - запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления
или получения.
6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и
от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и
отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не
регистрируется.
6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из
Правительства Российской Федерации, приказы Роспатента по основной
деятельности, приказы по личному составу, приказы по
командировкам, распоряжения, служебная переписка, обращения
граждан.
6.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых
документов производится в местах исполнения и создания документов.
Документы, полученные из Правительства Российской Федерации,
Администрации Президента Российской Федерации, Минобрнауки России,
поступающие на рассмотрение Руководителя Роспатента и его
заместителям, распорядительные документы и переписка за подписью
Руководителя Роспатента, регистрируются в Отделе государственной
службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности
Роспатента, регистрируются в структурных подразделениях.
6.1.6. Документы регистрируются на контрольно-учетной карточке.
6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового
номера, который, исходя из информационных потребностей Роспатента,
может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного
подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа
по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные
части регистрационного номера отделяются друг от друга косой
чертой.
6.1.8. Для достижения информационной совместимости
регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается
следующий состав основных реквизитов регистрации (Приложение N 6):
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в
Приложении 6.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от
характера документа и задач использования информации может
дополняться другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
6.1.9. Регистрация документов-ответов (инициативных)
осуществляется на контрольно-учетных карточках. Документу-ответу
присваивается порядковый номер в пределах соответствующего
регистрационного массива.
6.2. Организация поисковой системы по документам
6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации
при принятии решений в Роспатенте создана поисковая система по
документам.
6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,
поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и
классификационные справочники.
6.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается
необходимое количество контрольно-учетных карточек, которые могут
составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам,
видам документов, авторам документов и др.),
контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан,
алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается
путем разработанной классификационной картотеки:
классификатора корреспондентов;
классификатора исполнителей;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут
использоваться и другие классификаторы в зависимости от
потребностей ввода и поиска документов и информации.
6.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск
конкретного документа или подборки материалов осуществляется по
атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру
документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе,
содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и
элементов текста.
6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации
о деятельности Роспатента, не отнесенной к государственной тайне
или служебной информации ограниченного распространения, работникам
Роспатента, иным государственным органам, организациям, физическим
лицам.
6.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет
Роспатент как собственник или владелец информационных ресурсов на
основе требований законодательства.
VII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Организация контроля исполнения
7.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на
контроль, предварительную проверку и регулирование хода
исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа
в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения
документов, информирование руководителей в целях своевременного и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.
При постановке документа на контроль на левом поле документа
делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или
словом (штампом) "Контроль исполнения", "Контроль и анализ
обращения".
7.1.3. Контроль исполнения обеспечивает Руководитель
Роспатента и Отдел государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления, который
осуществляет учет контролируемых документов, а также состояние их
исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса
осуществляют руководители структурных подразделений Роспатента.
7.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, по исполнителям, группам документов (указы и
распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента
Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства
Российской Федерации, поручения Правительства Российской
Федерации, приказы Минобрнауки России, поручения Минобрнауки
России, приказы Роспатента, решения коллегиального органа и др.).
7.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а
поступивших из других федеральных органов исполнительной власти,
организаций - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются Руководителем
Роспатента, исходя из срока, установленного организацией,
направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте
пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку
"оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более
месяца;
- по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со
дня получения;
- по запросам членов Совета Федерации, депутатов
Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через
30 дней со дня получения;
- по поручениям, подготавливаемым иными федеральными органами
исполнительной власти, срок согласования Роспатентом проектов
актов не должен превышать половину срока, устанавливаемого для
выполнения соответствующему федеральному органу исполнительной
власти;
- по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с
другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30
дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и
фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
7.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя Руководителя
Роспатента, давшего поручение, мотивированную просьбу о его
продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или
Правительства Российской Федерации, Минобрнауки России допускается
в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно
осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом
случае Руководитель Роспатента представляет автору поручения
мотивированные предложения о продлении срока с указанием
планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не
позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки
исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует Отдел
государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления для внесения изменений в
контрольно-учетную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их
имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган
(организация) - автор документа.
7.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными
подразделениями подлинник документа направляется ответственному
исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
7.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, увольнении
или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения
документов, обязан передать другому работнику по согласованию с
непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль
исполнения, все контролируемые документы.
7.1.9. При пересылке документа на исполнение в
подведомственную организацию с последующим информированием о ходе
и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два
экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один
экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания
исполнения.
7.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения документов (предварительный контроль) в
следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в
год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного
раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за
пять дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в
контрольно-учетной карточке.
7.1.11. Снятие документов с контроля осуществляет Руководитель
Роспатента или по его поручению Отдел государственной службы и
кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления, снятие документа с контроля оформляется отметкой об
исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об
исполнении или ссылка на документ (дата и номер),
свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в
котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или
руководителя структурного подразделения, в котором исполнен
документ.
7.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения
результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в
представленных по нему материалах о выполнении не дано
дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении,
подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный
исполнитель), дата.
7.1.13. Отдел государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления на
основании ежемесячных справок, получаемых от структурных
подразделений (Приложение 7), не реже одного раза в месяц готовит
сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Роспатенте
и подведомственных организациях, на основании которых формируются
оперативные и аналитические отчеты для информирования Руководителя
Роспатента в установленные им сроки или по запросам.
7.2. Контроль исполнения документов,
поступающих от Президента Российской Федерации,
Федерального Собрания Российской Федерации
и Правительства Российской Федерации
7.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы
Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие
исполнения.
В первую очередь рассматриваются документы с отметками
"срочно".
7.2.2. Контроль за исполнением поручений Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации, Министерства образования и
науки Российской Федерации, в том числе и со сроками исполнения до
трех дней, осуществляется непосредственно Руководителем Роспатента
либо, по его поручению, одним из его заместителей.
Руководитель Роспатента, которому передан на исполнение
документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки
исполнения поручений в резолюции.
7.2.3. Отдел государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления делает
соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя,
содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и
исполнении документов.
7.2.4. Отдел государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления
еженедельно направляет перечень контрольных поручений Руководителю
Роспатента о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению
документов вышестоящих органов.
7.2.5 Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по
исполненным документам проставляются в РКФ отметкой "в дело".
7.3. Порядок рассмотрения обращений граждан,
поступающих в Роспатент
7.3.1. Порядок рассмотрения обращений граждан, поступающих в
Роспатент, осуществляется в соответствии с Типовой инструкцией по
рассмотрению обращений граждан и юридических лиц в Федеральной
службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным
знакам и подведомственных организациях (далее - Типовая
инструкция), который устанавливает единые требования к процедуре
рассмотрения, анализа и учета обращений граждан и юридических лиц
в подразделениях Роспатента.
7.3.2. В Роспатенте осуществляется рассмотрение обращений,
подаваемых на имя Руководителя Роспатента или передаваемых для
рассмотрения в Роспатент из органов государственной и
исполнительной власти органов местного самоуправления,
организаций, общественных объединений.
7.3.3. Обращения, принятые руководителями Роспатента на личном
приеме, подлежат регистрации и дальнейшему рассмотрению в том же
порядке, что и поступившие по почте.
Зарегистрированные обращения в установленном порядке
передаются руководителям Роспатента для предварительного
рассмотрения.
По результатам предварительного рассмотрения обращений
руководителями даются поручения об их рассмотрении - резолюция,
содержащая указание об исполнителе (исполнителях), проставляется
дата резолюции и подпись.
7.3.4. Все обращения ставятся на контроль исполнения с
простановкой грифа (контроль и анализ обращения).
7.3.5. По решению Руководителя Роспатента или его заместителей
могут не рассматриваться следующие обращения:
- обращения, в которых отсутствуют фамилия, адрес и личная
подпись, признанные анонимными;
- обращения не поддающиеся прочтению;
- обращения, рассмотрение которых не входит в компетенцию
Роспатента.
7.3.6. Сроки исполнения обращений граждан исчисляются в
календарных днях с даты поступления, а поступившие из вышестоящих
органов государственной власти - со дня подписания
сопроводительного письма.
Письма граждан подлежат исполнению в следующие сроки:
обращения рассматриваются в месячный срок с даты поступления,
а не требующие дополнительные изучения или проверки - в течение 15
дней, если для данного вида обращения не определен более короткий
срок;
если в письмах из Администрации Президента Российской
Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации,
Министерства образования и науки Российской Федерации по
обращениям граждан право созыва принадлежит другому органу
исполнительной власти, то при установлении срока исполнения
данного поручения он уменьшается на 5 - 7 рабочих дней;
если в последний день срока исполнения обращения приходится на
нерабочий день, обращение подлежит исполнению в предшествующий ему
рабочий день.
При необходимости изменения срока исполнения обращения
ответственный исполнитель не позднее 3-х дней после получения
представляет на имя Руководителя Роспатента или его заместителя,
давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.
Если обращение граждан были направлены в Роспатент из
Минобрнауки России и или других органов государственной власти,
которым требуется ответ, то сроки продления исполнения
согласовываются с этими органами.
Срок рассмотрения письма гражданина может быть продлен не
более чем на 1 месяц. О продлении срока исполнения обращения
уведомляется автор обращения.
7.3.7. Функции по регистрации, учету и контролю исполнения
обращений, поданных на имя Руководителя Роспатента и его
заместителей или переданных в Роспатент для их рассмотрения из
вышестоящих органов или сторонних организаций, осуществляется
Отделом государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления.
Функции по учету, анализу и обобщению результатов рассмотрения
обращений граждан и юридических лиц в системе Роспатента и
составление итоговых документов осуществляет Федеральный институт
промышленной собственности - подведомственная Роспатенту
организация в соответствии с Типовой инструкцией.
Если в обращениях, поступивших в Роспатент, не содержится
вопросов, относящихся к компетенции Роспатента, то они
сопроводительным письмом в 5-дневный срок со дня поступления в
Роспатент направляются в другие организации по принадлежности. О
направлении письма в другую организацию уведомляется автор
обращения.
7.3.8. Порядок приема граждан по личным вопросам в Роспатенте
определяется отдельным приказом Роспатента.
VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в
делопроизводстве и их передачу в Отдел государственной службы и
кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления Роспатента в соответствии с требованиями,
установленными государственными стандартами на документы,
нормативно-методическими документами Федерального архивного
агентства, а также соответствующими нормативно-методическими
документами по архивному делу и делопроизводству федеральных
органов исполнительной власти.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур
дел и формирование дел.
8.1. Составление номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в Роспатента с указанием
сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
определения сроков их хранения и является основой для составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться положениями о Роспатенте и его структурных
подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе,
перечнями документов с указанием сроков их хранения,
номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы,
образующиеся в деятельности Роспатента, их виды, состав и
содержание.
8.1.3. В Роспатенте составляются номенклатуры дел структурных
подразделений (Приложение 8) и сводная номенклатура дел Роспатента
(Приложение 9).
8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения
составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства,
согласовывается с Финансово-административным управлением,
подписывается руководителем подразделения и представляется в
Финансово-административное управление.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок
разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в
Отдел государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления.
8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Отделом
государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления на основе номенклатур дел
структурных подразделений.
8.1.6. Сводная номенклатура дел Роспатента подписывается
начальником Отдела государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления,
утверждается и вводится в действие приказом Руководителя
Роспатента.
8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел
подразделения Роспатента получают выписки из соответствующих ее
разделов для использования в работе.
8.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры
дел является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел Отдела государственной службы и кадров,
контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления. Второй используется Отделом государственной службы и
кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления в качестве рабочего.
8.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
8.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и
согласовывается заново в случае коренных изменений функций и
структуры Роспатента.
8.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Роспатента
являются названия структурных подразделений. В сводной
номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с
утвержденной структурой Роспатента.
8.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,
отражающие все документируемые участки работы Роспатента.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
8.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
в Роспатенте цифрового обозначения структурного подразделения и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 15-01, где 15 - обозначение структурного
подразделения, 01 - порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений;
для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материала", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)
Роспатента или структурного подразделения (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела; название местности
(территории), с которой связано содержание документов дела; дата
(период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но
не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и
по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного
фонда Российской Федерации научно-технической документацией".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
документирования управленческой деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы".
При обозначении в заголовках дел
административно-территориальных единиц учитывается следующее: если
содержание дела касается нескольких однородных
административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название.
Например:
"Переписка с главами администраций областей о социальной
защите населения".
Если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее
(его) название указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании
архивных документов".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который
составлены планы (отчеты).
Например:
"Годовой отчет Роспатента по основной деятельности".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной
номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой
России срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел,
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах
(например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в
другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и
др.
8.1.14. Если в течение года в Роспатенте возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
8.2.2. Дела формируются в Роспатенте децентрализовано, т.е. в
структурных подразделениях.
8.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок
сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения
делопроизводства, в Отдел государственной службы и кадров,
контроля и делопроизводства Финансово-административного управления
или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое
должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного
подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
Отделом государственной службы и кадров, контроля и
делопроизводства Финансово-административного управления.
8.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в
дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно группировать в дела документы
постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела
ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело
не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250
листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1",
"т. 2" и т.д.
8.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные
распорядительными документами, являются приложениями к ним и
группируются вместе с указанными документами. Если же они
утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют
в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Документы коллегии формируются в следующем порядке: протокол;
документы к протоколу(доклады, справки, проекты приказов,
решений), сгруппированные по каждому вопросу отдельно и
разделенные прокладками, на которых указываются номера вопросов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы
группируются отдельно от проектов и помещаются в материалы того
года, к которому они относятся, например, годовые отчеты за 2000
г., составленные в 2001 г., подшиваются в дело 2000 г., а планы на
2001 г., составленные в 2000 г., - в дело 2001 г.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления
в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в
личном деле; заявление о приеме на работу, направление или
представление; анкета по учету кадров; автобиография; документ об
образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении,
увольнении (копии записок о приеме на работу, о переводе,
увольнении); дополнения к личному листку по учету кадров; справки
и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в
соответствии с указом Президента Российской Федерации.
Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии
здоровья и другие документы второстепенного значения группируются
отдельно от личных дел.
Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела
и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам
отчествам.
Письма, жалобы и заявления граждан группируются в дела по
алфавиту и при подшивке разделяются прокладками. При получении
повторной жалобы или дополнительных писем эти материалы
подшиваются в ранее заведенное дело.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ - ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
Переписка с вышестоящими органами, министерствами,
ведомствами, если она осуществляется за подписью руководства,
формируется в делах Отдела государственной службы и кадров,
контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления.
При формировании дела не допускается:
подшивка в дело неисполненных документов, а также незаверенные
копии документов;
подшивка в дело двух и более экземпляров одного и того же
документа, за исключением тех документов, которые имеют какие-либо
резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых
экземпляров;
разобщение в делах запросов и ответов;
подшивка сопроводительных писем без приложений либо без
отметок о них.
8.2.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида
документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов
Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской
Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний
Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по
исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства
Российской Федерации, Минобрнауки России, находящиеся на контроле,
подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не
заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки
постоянного срока хранения за текущий год.
8.2.8. Дела Роспатента подлежат оформлению при их заведении и
по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на
обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной
надписи. Оформление дел проводится сотрудниками Отдела
государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления и соответствующих
структурных подразделений.
8.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление
реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение 10);
нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела
(Приложение 11); составление в необходимых случаях внутренней
описи документов дела (Приложение 12); подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.2.10. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование
Роспатента; наименование структурного подразделения; индекс дела;
заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле;
срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются
следующим образом: наименование Федеральной службы по
интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам
указывается полностью, в именительном падеже, с указанием
официально принятого сокращенного наименования, которое
указывается в скобках после полного наименования; наименование
структурного подразделения - записывается название структурного
подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс
дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел
Роспатента; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел
Роспатента, согласованной с ЭПК (Экспертно-проверочная комиссия)
ГА РФ; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в
делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также
для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние
даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими
цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются
простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом
верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей,
нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество
листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в
соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком
хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне
документов, образующихся в деятельности Роспатента, с указанием
сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве
чернилами только после включения этих дел в годовые разделы
сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место
для наименования ГА РФ, в который будут передаваться дела, кодов
ГА РФ и Роспатента по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.2.11. Для учета документов, определенных категорий
постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет
которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные,
личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов
дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме, которая содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней
описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами
и прописью количество включенных в нее документов и количество
листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем
внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи
не составлять.
8.3. Организация оперативного хранения документов
8.3.1. С момента заведения и до передачи в Отдел
государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства
Финансово-административного управления Роспатента дела хранятся по
месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники,
отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность
документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных
для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении
корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную
сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия
солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух
лет, а затем сдаются в Отдел государственной службы и кадров,
контроля и делопроизводства Финансово-административного управления
Роспатента.
8.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится
сотрудникам подразделений для работы и осуществляется под
расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней
указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его
выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются
графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений на срок не более одного месяца. После истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его
хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их
письменных запросов с разрешения Руководителя Роспатента или его
заместителя по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя
Роспатента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта
о причинах выдачи подлинника.
IX. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
В ФИНАНСОВО-АДМИНИСТРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
Документы Роспатента являются федеральной собственностью и
после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном
Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на
государственное хранение в ГА РФ, как государственная часть
Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Государственной части Архивного фонда
Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока
хранения, имеющих практическое значение, а также документов по
личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к
передаче на государственное хранение Роспатент образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив
Роспатента обеспечивается Финансово-административным управлением и
лицами, ответственными в структурных подразделениях за ведение
делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов,
формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о
выделении к уничтожению документов и дел.
9.1. Экспертиза ценности документов
9.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на
основе принятых критериев.
9.1.2. Экспертиза ценности документов в Роспатенте на стадии
делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в
процессе формирования дел и проверки правильности отнесения
документов к делам; при подготовке дел к передаче в
Финансово-административное управление.
9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Роспатенте создается постоянно действующая экспертная
комиссия (далее именуется ЭК) Роспатента.
9.1.4. Функции и права ЭК Роспатента, а также организация ее
работы определяется положением, которое утверждается Руководителем
Роспатента. Положение об ЭК Роспатента до его утверждения подлежит
согласованию с ГА РФ.
9.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
Роспатента непосредственно лицами, ответственными за ведение
делопроизводства, совместно с ЭК Роспатента.
9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения для передачи в Отдел государственной службы и
кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного
управления Роспатента; отбор документов с временными сроками
хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих
дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к
уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых
истекли.
9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Роспатента путем полистного просмотра дел. В
делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает ЭК Роспатента.
9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к
уничтожению.
9.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, и
предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с
самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
9.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного
хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному
составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не
составляются.
9.1.11. В Роспатенте в каждом структурном подразделении описи
на дела постоянного хранения составляются ежегодно под
непосредственным методическим руководством
Финансово-административного управления Роспатента. По этим описям
документы сдаются в Финансово-административное управление
Роспатента.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки сводной описи дел Роспатента, которую
готовит Финансово-административное управление Роспатента и по
которой он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ.
9.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (Приложение 13) и представляются в
Финансово-административное управление через два года после
завершения дел в делопроизводстве.
9.1.13. Описательная статья описи дел структурного
подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела
(тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела
(тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле
(томе, части); срок хранения дела.
9.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов
(частей), то каждый том (часть) вносится в опись под
самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел
с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого
дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то
же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью
(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о
наличии копий и т.п.
9.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний
номера дела по описи, а также оговариваются особенности нумерации
дел и описи (литерные номера и пропущенные номера).
9.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с
начальником Финансово-административного управления и утверждается
Руководителем Роспатента.
9.1.17. Опись дел структурного подразделения Роспатента
составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе
с делами в Финансово-административное управление, а второй
остается в качестве контрольного экземпляра в структурном
подразделении.
9.1.18. Отбор документов за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению
(Приложение 14) производится после составления сводных описей дел
постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЭК (Экспертной комиссии) Роспатента
одновременно.
Согласованные ЭК Роспатента акты утверждаются Руководителем
Роспатента только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел
постоянного хранения; после этого организация имеет право
уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с
установленным порядком.
9.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется
на дела всего Роспатента. Если в акте указаны дела нескольких
структурных подразделений, то название каждого структурного
подразделения указывается перед группой заголовков дел этого
подразделения.
9.2. Подготовка и передача документов в Отдел
государственной службы и кадров, контроля
и делопроизводства Финансово-административного управления
9.2.1. В Финансово-административное управление Роспатента
передаются дела с исполненными документами постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача
производится только по описям дел.
9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Роспатента
после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в
структурном подразделении.
9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в Финансово-административное управление не подлежат. Они
хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.2.4. Передача дел в Финансово-административное управление
осуществляется по графику, составленному
Финансово-административным управлением, согласованному с
руководителями структурных подразделений и утвержденному
начальником Финансово-административного управления.
9.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к
передаче в Финансово-административное управление сотрудником
Финансово-административного управления, ответственным за архив,
предварительно проверяется правильность их формирования,
оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,
количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел
Роспатента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании
и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны
устранить.
9.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником
Финансово-административного управления (ответственным за архив) в
присутствии работника структурного подразделения. При этом на
обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее,
делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи
указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел,
дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника
Финансово-административного управления, ответственного за архив, и
лица, передавшего дела.
Вместе с делами в Финансово-административное управление
передаются регистрационные картотеки на документы или программные
средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и
исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или
базы данных включается в опись.
9.2.7. В случае ликвидации структурного подразделения
Роспатента, лицо, ответственное за ведение делопроизводства
данного структурного подразделения, в период проведения
ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в
дела, оформляет дела и передает их в архив Роспатента, независимо
от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и
номенклатуре дел.
Начальник
Финансово-административного
управления
Н.Р.АГЕЕНКО
Приложение N 1
к п. 4.1.1
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА
Бланк приказа Роспатента
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в Роспатенте
В связи ______________________________________________________
(основание)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству в Роспатенте.
2. _______________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. Признать утратившими силу _____________________________________
__________________________________________________________________
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _______
__________________________________________________________________
Руководитель Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 2
к п. 4.1.1
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ
Бланк распоряжения Роспатента
Во исполнение ________________________________________________
(основание)
__________________________________________________________________
1. Утвердить _____________________________________________________
__________________________________________________________________
2. Признать утратившими силу _____________________________________
__________________________________________________________________
Руководитель Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 3
к п. 4.1.1
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА
Бланк Роспатента
Федеральное агентство по
техническому регулированию
и метрологии
Ленинский просп., д. 9,
Москва, 117049
Об изменении технического
индекса Роспатента
Роспатент ставит Вас в известность об изменении технического
индекса Федеральной службы по интеллектуальной собственности,
патентам и товарным знакам с 1 апреля 2005 года.
Расшифровка Начальник Финансово- Подпись
подписи административного управления
Телефон Фамилия исполнителя
Приложение N 4
к п. 4.1.1
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
Федеральная служба по интеллектуальной собственности,
патентам и товарным знакам
(РОСПАТЕНТ)
ПРОТОКОЛ
__________ Москва N ________
заседания комиссии по...
Председательствующий - Смирнов С.С.
Секретарь - Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О разработке и принципах...
Доклад заместителя руководителя...
2. О...
1. Слушали:
Соколову А.И. - текст доклада прилагается.
Выступили:
Иванов М.И. - краткая запись выступления.
Петров Н.И. - краткая запись выступления.
Постановили:
1.1. Одобрить...
1.2. ...
2. Слушали:
Выступили:
Постановили:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 5
к п. 5.7.2
ФОРМА СПРАВКИ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
СПРАВКА
об объеме документооборота
за ____________
(месяц, год)
-------------T------------------------------T--------------------¬
¦ Документы ¦ Количество документов ¦ Всего ¦
¦ +----------T-------------------+ ¦
¦ ¦подлинники¦ тираж ¦ ¦
+------------+----------+-------------------+--------------------+
¦поступающие ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+----------+-------------------+--------------------+
¦отправляемые¦ ¦ ¦ ¦
+------------+----------+-------------------+--------------------+
¦внутренние ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+----------+-------------------+--------------------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L------------+----------+-------------------+---------------------
Начальник Финансово- Подпись Расшифровка
административного управления подписи
Дата
Приложение N 6
к п. 6.1.8
ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
-------------------T-----------------------------------------------------------¬
¦ Реквизиты ¦ Комментарий по заполнению ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦Наименование вида ¦Заполняется в соответствии с наименованием вида документа ¦
¦документа ¦ ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦Автор ¦При регистрации поступающих документов записывается ¦
¦(корреспондент) ¦наименование организации, структурного подразделения или ¦
¦ ¦должностного лица - автора документа. ¦
¦ ¦При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчест-¦
¦ ¦во, фамилия и адрес. ¦
¦ ¦При регистрации отправляемых документов записывается ¦
¦ ¦наименование организации, структурного подразделения или ¦
¦ ¦должностного лица - корреспондента. ¦
¦ ¦При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их ¦
¦ ¦персональные данные. Допускается применение сокращенного ¦
¦ ¦наименования организации ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦Дата документа ¦В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией ¦
¦ ¦- автором документа ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦Регистрационный ¦В РКФ переносится регистрационный номер документа, ¦
¦номер документа ¦присвоенный организацией - автором документа ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦Дата поступления ¦Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При ¦
¦ ¦традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационно-¦
¦ ¦го штампа ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦Индекс ¦Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При ¦
¦поступления ¦традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационно-¦
¦ ¦го штампа ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦Заголовок к тексту¦Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутст- ¦
¦ ¦вии составляется аннотация, содержащая ключевые слова ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦Резолюция ¦В РКФ переносится с документа содержание поручения, ¦
¦ ¦исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦Срок исполнения ¦Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолю- ¦
¦ ¦ции, при его отсутствии - типовой срок. При регистрации ¦
¦ ¦отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ¦
¦ ¦ответа ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦Отметка об ¦В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного ¦
¦исполнении ¦документа, ссылка на регистрационный индекс и дату посту- ¦
¦документа ¦пившего документа или краткая запись решения вопроса по су-¦
¦ ¦ществу ¦
+------------------+-----------------------------------------------------------+
¦Дело ¦В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклату- ¦
¦ ¦рой структурного подразделения, в которое помещен исполнен-¦
¦ ¦ный документ ¦
L------------------+------------------------------------------------------------
Приложение N 7
рекомендательное
к п. 7.1.13
ФОРМА
СПРАВКИ О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
СПРАВКА
о состоянии исполнения документов на 00.00.0000
в Федеральной службе по интеллектуальной собственности,
патентам и товарным знакам
----T---------T----------T-----T----------T-----------T----------T--------¬
¦ N ¦Название ¦ Краткое ¦Дата,¦ Срок ¦ Фамилия ¦Состояние ¦Причины ¦
¦п/п¦документа¦содержание¦ N ¦исполнения¦исполнителя¦исполнения¦невыпол-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нения ¦
+---+---------+----------+-----+----------+-----------+----------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+---------+----------+-----+----------+-----------+----------+--------+
+---+---------+----------+-----+----------+-----------+----------+--------+
+---+---------+----------+-----+----------+-----------+----------+--------+
L---+---------+----------+-----+----------+-----------+----------+---------
Начальник Финансово-
административного
управления подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 8
к п. 8.1.3
ФОРМА
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
Федеральная служба по
интеллектуальной собственности,
патентам и товарным знакам
Управление по надзору и контролю
в сфере использования результатов
интеллектуальной деятельности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N ______
___________________
(место составления)
На ____________ год
-----------T--------------T-------------T-------------T----------¬
¦ Индекс ¦Заголовок дела¦ Кол-во дел ¦Срок хранения¦ПРИМЕЧАНИЕ¦
¦ дела ¦(томов,частей)¦(тома, части)¦ дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ частей), N ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+----------+--------------+-------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----------+--------------+-------------+-------------+----------+
¦ Название раздела ¦
+----------T--------------T-------------T-------------T----------+
L----------+--------------+-------------+-------------+-----------
Начальник Управления по надзору и контролю
в сфере использования результатов
интеллектуальной деятельности Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник Финансово-
административного управления Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Ведущий специалист
отдела государственной
службы и кадров, контроля
и делопроизводства Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в __________
году в структурном подразделении
-----------------------------T-----T-----------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦Всего¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +------------T----------------+
¦ ¦ ¦переходящих ¦с отметкой "ЭПК"¦
+----------------------------+-----+------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------------------------+-----+------------+----------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-----+------------+----------------+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-----+------------+----------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-----+------------+----------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------------------+-----+------------+-----------------
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в Отдел государственной службы и кадров
контроля и делопроизводства
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 9
к п. 8.1.3
ФОРМА
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ, ПАТЕНТАМ
И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
Федеральная служба по УТВЕРЖДАЮ
интеллектуальной собственности,
патентам и товарным знакам Руководитель
Федеральной службы по
интеллектуальной собственности,
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ патентам и товарным знакам
00.00.0000 N _____
__________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
На ___________ год Дата
----------T---------------T-------------T-------------T----------¬
¦ Индекс ¦Заголовок дела ¦ Кол-во дел ¦Срок хранения¦Примечание¦
¦ дела ¦(томов, частей)¦(тома, части)¦ дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части), и N ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+---------+---------------+-------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---------+---------------+-------------+-------------+----------+
¦ Название раздела ¦
+---------T---------------T-------------T-------------T----------+
L---------+---------------+-------------+-------------+-----------
Начальник отдела государственной
службы и кадров, контроля
и делопроизводства Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Ведущий специалист отдела
государственной службы и кадров,
контроля и делопроизводства Подпись Расшифровка
подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Роспатента Протокол ЭПК ГА РФ
от __________ N ______ от _______ N _____
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в __________
году в Федеральной службе по интеллектуальной собственности,
патентам и товарным знакам
-----------------------------T-----T-----------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦Всего¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +------------T----------------+
¦ ¦ ¦переходящих ¦с отметкой "ЭПК"¦
+----------------------------+-----+------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------------------------+-----+------------+----------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-----+------------+----------------+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-----+------------+----------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+-----+------------+----------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------------------+-----+------------+-----------------
Начальник отдела государственной
службы и кадров, контроля
и делопроизводства Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности,
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 10
к п. 8.2.9
ФОРМА
ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
код федерального архива _______
код Роспатента ________________
---------------------¬
¦Ф. N ¦
+--------------------+
¦Оп. N ¦
+--------------------+
¦Д. N ¦
+--------------------+
L---------------------
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ, НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)
ДЕЛО N __________ ТОМ N _________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
__________________________________________________________________
(ДАТА)
На _______ лист
Хранить _______
---------------------¬
¦Ф. N ¦
+--------------------+
¦Оп. N ¦
+--------------------+
¦Д. N ¦
+--------------------+
L---------------------
Приложение N 11
к п. 8.2.9
ФОРМА
ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист-заверитель дела N _________
В деле подшито и пронумеровано ____________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ___________ пропущенные номера ________
+ листов внутренней описи ________________________________________
------------------------------T----------------------------------¬
¦ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО ¦N листов ¦
¦СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА¦ ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
L-----------------------------+-----------------------------------
__________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Приложение N 12
к п. 8.2.9
ФОРМА
ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______
----T---------T---------T-----------T-------------T--------------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ Примечание ¦
¦п/п¦документа¦документа¦ документа ¦ листов дела ¦ ¦
+---+---------+---------+-----------+-------------+--------------+
+---+---------+---------+-----------+-------------+--------------+
L---+---------+---------+-----------+-------------+---------------
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 13
к п. 9.1.12
ФОРМА
ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ N
----T-------------T-----------T---------T------T--------T--------¬
¦ N ¦Индекс дела ¦ Заголовок ¦Дата дела¦Кол-во¦ Срок ¦Примеча-¦
¦п/п¦(тома, части)¦дела (тома,¦ (тома, ¦листов¦хранения¦ние ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ части) ¦в деле¦ дела ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томе,¦ (тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦части)¦ части) ¦ ¦
+---+-------------+-----------+---------+------+--------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+-------------+-----------+---------+------+--------+--------+
¦ Название раздела ¦
+---T-------------T-----------T---------T------T--------T--------+
L---+-------------+-----------+---------+------+--------+---------
В данную опись внесено ________________________ дел с N __________
(цифрами и прописью)
по N _________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела государственной
службы и кадров, контроля и
делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________________ регистрационно-контрольных картотек к
(цифрами и прописью)
документам <3>
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ______________________ дел и ______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
Ведущий специалист
отдела государственной службы
и кадров, контроля и
делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
--------------------------------
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<2> При наличии ЭК структурного подразделения.
<3> Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение N 14
к п. 9.1.18
ФОРМА АКТА
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Федеральная служба по УТВЕРЖДАЮ
интеллектуальной собственности,
патентам и товарным знакам Руководитель Федеральной службы
по интеллектуальной собственности,
АКТ патентам и товарным знакам
_________ N _______ Подпись Расшифровка
подписи
___________________ Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании ________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
_____________________________________________________________________
указанием их сроков хранения)
_____________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N __________________
(название фонда)
----T---------T-------T-------------T------------T-------T-----------T------¬
¦ N ¦Заголовок¦ Дата ¦Номера описей¦Индекс дела ¦Кол-во ¦ Сроки ¦Приме-¦
¦п/п¦дела или ¦ дела ¦(номенклатур)¦(тома,части)¦ дел ¦ хранения ¦чание ¦
¦ ¦групповой¦ или ¦ за годы ¦ по ¦(томов,¦дела (тома,¦ ¦
¦ ¦заголовок¦крайние¦ ¦номенклатуре¦частей)¦ части) и ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ даты ¦ ¦ или N дела ¦ ¦ номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦ по описи ¦ ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+---+---------+-------+-------------+------------+-------+-----------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+---------+-------+-------------+------------+-------+-----------+------+
+---+---------+-------+-------------+------------+-------+-----------+------+
+---+---------+-------+-------------+------------+-------+-----------+------+
L---+---------+-------+-------------+------------+-------+-----------+-------
Итого ______________________________ дел за _________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК ___________________________
__________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________ N ____________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Роспатента
от ___________ N _____
Документы в количестве _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом __________________ кг сданы в ______________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
N ______________
Наименование должности работника
Роспатента, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Ведущий специалист отдела
государственной службы и кадров,
контроля и делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
|
