|
Стр. 1
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 4 декабря 2006 г. N 987
О ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ
В СИСТЕМЕ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях совершенствования документационного обеспечения
управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации
приказываю:
1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством
прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению управления
в системе органов внутренних дел Российской Федерации <1>.
--------------------------------
<1> Далее - "Инструкция".
2. Начальникам подразделений центрального аппарата МВД России,
подразделений, непосредственно подчиненных МВД России, главных
управлений МВД России по федеральным округам, министрам внутренних
дел, начальникам главных управлений, управлений внутренних дел по
субъектам Российской Федерации, начальникам органов внутренних дел
на железнодорожном, водном и воздушном транспорте, органов
внутренних дел на закрытых территориях и режимных объектах,
управлений материально-технического снабжения, отделов
(управлений) внутренних дел по районам, городам и иным
муниципальным образованиям, образовательных,
научно-исследовательских, лечебно-профилактических учреждений
системы органов внутренних дел Российской Федерации:
2.1. Организовать изучение и выполнение требований Инструкции
в части, их касающейся.
2.2. Обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с
требованиями Инструкции.
2.3. Принять меры по рациональному размещению подразделений
делопроизводства и режима, обеспечению их средствами связи,
компьютерной и организационной техникой.
3. ФМС России (К.О. Ромодановскому) при подготовке документов,
представляемых для рассмотрения Министру внутренних дел Российской
Федерации или его заместителям, руководствоваться требованиями
Инструкции.
4. ГКВВ МВД России (Н.Е. Рогожкину) внести необходимые
изменения в нормативные правовые акты, регулирующие вопросы
документационного обеспечения управления во внутренних войсках
Министерства внутренних дел Российской Федерации.
5. АД МВД России (В.А. Майданову) совместно с
заинтересованными подразделениями МВД России оказать практическую
помощь органам внутренних дел по вопросам организации
делопроизводственных процессов.
6. ДТ МВД России (В.А. Пивченко) обеспечить по заявкам
подразделений центрального аппарата МВД России, подразделений,
непосредственно подчиненных МВД России, изготовление учетных форм
и печатно-бланочной продукции, предусмотренных Инструкцией.
7. Считать утратившими силу:
7.1. Приказ МВД России от 1 марта 1999 г. N 150.
7.2. Пункт 3 Изменений и дополнений, которые вносятся в
нормативные правовые акты МВД России (приложение к Приказу МВД
России от 2 ноября 1999 г. N 859).
7.3. Приказ МВД России от 22 июля 2000 г. N 790.
7.4. Пункт 1 и приложение к Приказу МВД России от 26 декабря
2003 г. N 1020.
7.5. Пункт 3 Приказа МВД России от 13 июля 2005 г. N 552.
8. Установить, что Приказ МВД СССР от 1 ноября 1982 г. N 350 в
системе МВД России не применяется.
9. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на
заместителей Министра по курируемым направлениям деятельности.
Министр,
генерал армии
Р.НУРГАЛИЕВ
Приложение
к Приказу МВД России
от 4 декабря 2006 г. N 987
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ
В СИСТЕМЕ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования
документирования управления, технологий обработки документов,
организации документооборота и формирования документальных фондов
на единой методической основе в подразделениях центрального
аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных
МВД России, органах внутренних дел Российской Федерации,
учреждениях и других организациях, осуществляющих задачи,
возложенные на органы внутренних дел <1>.
--------------------------------
<1> Далее - "органы внутренних дел", если не оговаривается
особо.
2. Инструкция разработана на основе законодательства
Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации, государственных стандартов Российской
Федерации, а также нормативно-методических документов по
делопроизводству и архивному делу и устанавливает единые правила
работы со служебными документами.
3. Документационное обеспечение управления - вид служебной
деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий
документирование управленческой деятельности и организацию работы
с документами.
4. Документирование управленческой деятельности включает в
себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой
для осуществления управленческих действий информации на различных
носителях по установленным правилам.
5. Организация, ведение и совершенствование документационного
обеспечения управления на основе единой технической политики и
применения современных технических средств в работе с документами,
методическое руководство и контроль за соблюдением установленного
порядка работы с документами в системе органов внутренних дел
осуществляется Административным департаментом МВД России,
управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства;
делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима;
режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства;
обеспечения делопроизводства; документального обеспечения;
документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и
канцеляриями органов внутренних дел <1>.
--------------------------------
<1> Далее - "подразделения делопроизводства и режима".
6. Подразделение делопроизводства и режима является
самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел,
подчиненным непосредственно руководителю органа внутренних дел.
7. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа
внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников,
федеральных государственных гражданских служащих и работников <2>
разрабатываются на основе настоящей Инструкции, статусных
документов органа внутренних дел и утверждаются руководителем
органа внутренних дел.
--------------------------------
<2> Далее - "сотрудники подразделений делопроизводства и
режима".
8. На подразделения делопроизводства и режима возлагается
выполнение следующих основных задач:
8.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих)
документов.
8.2. Передача документов на рассмотрение руководителю органа
внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения
соответствующих указаний (резолюций).
8.3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения
документов.
8.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их
экспедиционная обработка и отправка адресатам.
8.5. Контроль за правильностью оформления документов,
представляемых на подпись руководству органа внутренних дел.
8.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам
делопроизводства.
8.7. Копирование и оперативное размножение документов.
8.8. Разработка и проектирование бланков документов.
8.9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности,
совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в
установленном порядке проекта номенклатуры особой важности,
совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование
в соответствующее подразделение специальных фондов.
8.10. Оформление и формирование дел в соответствии с
номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и
несекретных дел, обеспечение их сохранности.
8.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и
долговременного (10 лет и более) хранения <3>, представление их на
согласование в соответствующее подразделение специальных фондов
для последующего утверждения их экспертно-проверочной комиссией
<4> органа внутренних дел и передачи в подразделение специальных
фондов.
--------------------------------
<3> Форма описей дел постоянного и долговременного срока
хранения устанавливается отдельным нормативным правовым актом МВД
России.
<4> Далее - "ЭПК".
8.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов,
документов и дел, контроль за их возвратом.
8.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на
исполнении у сотрудников, федеральных государственных гражданских
служащих и работников <1> органа внутренних дел.
--------------------------------
<1> Далее - "сотрудники".
8.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и
практической ценности документов, дел, журналов, нормативных
правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов
об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим
экспертным комиссиям.
8.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов,
нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими
сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих
исторической и научной ценности <2>, представление на рассмотрение
соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об
уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения
в установленном порядке.
--------------------------------
<2> Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и
составление акта о выделении к уничтожению производятся только
после составления описей дел постоянного и долговременного срока
хранения и их утверждения.
8.16. Информирование руководителя органа внутренних дел об
исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на
его основе предложений по совершенствованию работы с документами.
8.17. Определение порядка прохождения и обработки документов,
внедрение новых технологических приемов работы с документами,
сокращающих объем документооборота.
8.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае
пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.
8.19. Координация деятельности структурных подразделений
органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел по
вопросам документационного обеспечения управления.
8.20. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с
документами в системе органа внутренних дел.
8.21. Организация специального первоначального обучения и
повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства
и режима структурных подразделений органа внутренних дел и
подчиненных органов внутренних дел.
8.22. Разработка организационно-распорядительных и
информационно-методических документов по вопросам
документационного обеспечения управления.
8.23. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел
в системе служебной подготовки нормативных правовых актов,
организационно-распорядительных и информационно-методических
документов по вопросам документационного обеспечения управления.
8.24. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по
вопросам работы с документами.
8.25. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат
документов и разглашения сведений служебного характера.
8.26. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение
машинописных работ.
8.27. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.
8.28. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов,
печатно-бланочной продукции, получение канцелярских товаров.
8.29. Учет печатей, штампов и бланков документов, используемых
в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от
них.
8.30. Анализ состояния документооборота и принятие мер по
упорядочению ведения служебной переписки.
9. Ответственность за состояние документационного обеспечения
управления, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил
и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и
качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы
сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на
руководителей органов внутренних дел.
В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы
необходимые условия для работы со всеми видами документов в
соответствии с настоящей Инструкцией.
10. Должностные лица органов внутренних дел при работе с
документами обязаны:
10.1. Знать и точно выполнять требования, установленные
настоящей Инструкцией.
10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к
разглашению сведений служебного характера или утрате документов.
10.3. Требовать от подчиненных своевременного исполнения
полученных документов (поручений, указаний).
10.4. Передавать документы другим сотрудникам только с
разрешения руководителя соответствующего структурного
подразделения.
10.5. Передавать документы из одного структурного
подразделения в другое только через подразделение делопроизводства
и режима, под расписку в соответствующих журналах учета.
10.6. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать
сведения, содержащиеся в документах, посторонним лицам только с
разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.
10.7. Немедленно сообщать руководителю соответствующего
структурного подразделения и руководителю подразделения
делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов,
ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы,
личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или
неучтенных документов.
10.8. При увольнении со службы или работы, переводе к новому
месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в
командировку своевременно сдавать все документы в подразделение
делопроизводства и режима.
11. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться
только в служебных целях в порядке, установленном нормативными
правовыми актами МВД России.
12. Сотрудники несут персональную ответственность за
соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их
сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.
При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно
доложить об этом происшествии руководителю соответствующего
структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие
меры к поиску документов, и руководителю подразделения
делопроизводства и режима.
13. Передача документов и их копий работникам других
организаций допускается только с письменного разрешения
руководителя органа внутренних дел или его заместителей по
запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в
учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их
копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача
документа.
14. Передача документов и их копий представителям средств
массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями
пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение
органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со
средствами массовой информации.
15. Международный обмен информацией о преступлениях
осуществляется по каналам Международной организации уголовной
полиции Интерпол в установленном порядке <1> с учетом положений
настоящей Инструкции.
--------------------------------
<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 14
октября 1996 г. N 1190 "Об утверждении Положения о Национальном
центральном бюро Интерпола" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 1996, N 43, ст. 4916).
16. Особенности делопроизводства по документам, содержащим
сведения, составляющие государственную тайну, а также организация
делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан
устанавливаются иными нормативными правовыми актами МВД России.
II. Основные виды документов, образующихся в деятельности
органов внутренних дел
17. В деятельности органов внутренних дел образуются следующие
основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России
<2>, правовые акты ненормативного характера <3>, акты, заключения,
докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные
записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.
--------------------------------
<2> Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации,
постановления Правительства Российской Федерации, акты субъектов
Российской Федерации, международные договоры и соглашения,
гражданско-правовые договоры и соглашения.
<3> Приказы по личному составу, распоряжения, письма,
указания, межведомственные соглашения, протоколы.
Нормативный правовой акт <1> (федеральный закон, указ
Президента Российской Федерации, постановление Правительства
Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ,
директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) -
письменный официальный документ, принятый (изданный) в
определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и
направленный на установление, изменение или отмену правовых норм,
рассчитанных на многократное применение и относительно
неопределенный круг лиц.
--------------------------------
<1> Правила подготовки и образцы оформления нормативных
правовых актов устанавливаются Приказом МВД России от 27 июня 2003
г. N 484.
Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения,
как правило, нормативного характера по вопросам
оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие
основные системно связанные между собой правила деятельности
органа внутренних дел и его структурных и подчиненных
подразделений.
Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и
обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых
органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.
Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются
основополагающие требования к той или иной деятельности или
поведению.
Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам
оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях
коллегиальных органов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий факты и события.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа
внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий
обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями.
Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех
или иных фактов и событий.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов,
выводов, предложений.
План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к
выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем,
временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.
Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма - обобщенное
название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с
особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается
телеграфом, передается по телефону и записывается получателем,
передается факсимильной связью).
III. Требования к подготовке и оформлению документов
18. При оформлении документов необходимо соблюдать: правила,
обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их
исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств
вычислительной техники; качество как исторических источников
информации.
19. Текст документа отражает его основное смысловое содержание
- управленческое действие, решение.
20. Составление проекта документа должно начинаться с изучения
существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по
этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных
правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД
России, иных материалов справочного характера.
21. При подготовке документов необходимо руководствоваться
следующими основными требованиями:
21.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным
нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным
правовым актам МВД России.
21.2. Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.
21.3. Изложение содержания документа должно быть логичным,
кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.
21.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии,
используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах
Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и
употребляться в одном и том же значении.
21.5. Документ должен основываться на фактах и содержать
конкретные и реальные предложения или указания.
21.6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся
в ранее изданных нормативных правовых актах.
21.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с
существующими государственными стандартами и требованиями
настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных
реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
21.8. В документе не должно быть помарок и исправлений.
22. Документирование информации в органах внутренних дел
Российской Федерации осуществляется, как правило, с использованием
технических средств <1>, в том числе средств вычислительной
техники, а также на искусственных языках в виде файлов с
использованием машинных носителей информации.
--------------------------------
<1> Изготовление рукописных документов допускается при
отсутствии возможности использования технических средств или в
случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными
правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми
актами МВД России.
Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать
от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).
23. Документы оформляются на бланках или стандартных листах
бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), допускается
использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148
мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля, мм:
30 - левое;
20 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
24. Документы изготавливаются на белой бумаге или в
исключительных случаях бумаге светлых тонов.
25. При подготовке и оформлении документов в установленном
порядке могут использоваться следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел
Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних
дел Российской Федерации <1>;
--------------------------------
<1> НЦБ Интерпола при МВД России использует эмблему,
установленную Приказом МВД России от 3 июня 1997 г. N 333.
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование органа внутренних дел;
09 - справочные данные об органе внутренних дел;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;
30 - идентификатор электронной копии документа;
31 - гриф ограничения доступа к документу.
26. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится
в одноцветном варианте и помещается только на бланках документов
Министерства внутренних дел Российской Федерации, подписываемых
Министром внутренних дел Российской Федерации или его
заместителями <1>. Размер герба составляет 17 x 17 мм.
--------------------------------
<1> Федеральный конституционный закон "О Государственном гербе
Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021).
27. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках
документов в соответствии с законодательством и нормативными
правовыми актами субъектов Российской Федерации.
28. Геральдический знак - эмблема органов внутренних дел
Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних
дел Российской Федерации <2> помещается на угловых штампах или
бланках с угловыми штампами органов внутренних дел <3>. Иные
случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках
документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской
Федерации. Размер эмблемы МВД России составляет 35 x 17 мм.
--------------------------------
<2> Далее - "эмблема МВД России".
<3> Указ Президента Российской Федерации от 10 ноября 1998 г.
N 1333 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N
47, ст. 5741).
Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем
помещен Государственный герб Российской Федерации или герб
субъекта Российской Федерации.
29. Код организации проставляется по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
30. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица проставляется в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
31. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми органами.
32. Код формы документа проставляют по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
33. Наименование органа внутренних дел, являющегося автором
документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в
его статусных документах.
Над наименованием подразделения центрального аппарата МВД
России, подразделения, непосредственно подчиненного МВД России,
указывается полное наименование - "Министерство внутренних дел
Российской Федерации" и строкой ниже в скобках сокращенное - "МВД
России".
Над наименованием других органов внутренних дел указывается
сокращенное наименование - "МВД России", сокращенное, а при его
отсутствии - полное наименование вышестоящего органа внутренних
дел.
Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в
тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах.
Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного или
после него.
Наименование филиала (территориального отделения,
представительства) указывается в том случае, если филиал
(территориальное отделение, представительство) является автором
документа, и располагается ниже наименования органа внутренних
дел.
34. Справочные данные об органе внутренних дел содержат
сведения, необходимые при информационных контактах, и могут
включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера
телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в
банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной
почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.
35. Наименование вида документа, составленного или изданного
органом внутренних дел, регламентируется его положением (уставом)
и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
В письме наименование вида документа не указывается.
36. Датой документа является дата его подписания или
утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения),
для акта - дата составления. Если авторами документа являются
несколько подразделений органа внутренних дел, то датой документа
является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами <1>. Например: дату "5 февраля 2007 г."
следует оформить следующим образом: "05.02.2007". Проставлять ноль
в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, -
обязательно.
--------------------------------
<1> Указанный в настоящем пункте порядок оформления документов
не распространяется на оформление нормативных правовых актов МВД
России.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например
"05 февраля 2007 г.".
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ. При подготовке проекта документа
печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более структурными
подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату,
которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.
Дата акта, протокола печатается на документе при его
подготовке и устанавливает срок изготовления проекта протокола,
акта для подписания.
37. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового
номера, который может быть дополнен по усмотрению органа
внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и других необходимых сведениях.
Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя
и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из
регистрационных номеров документа каждого подразделения,
проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.
38. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
обязательна и включает в себя регистрационный номер и дату
документа, на который дается ответ.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется
преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на
поступивший запрос (письмо, заключение и другие). Сведения в
данный реквизит переносятся с поступившего документа и
соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего
документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания
номера и даты поступившего документа в тексте письма.
39. Место составления или издания документа указывается в том
случае, если затруднено его определение по реквизитам
"Наименование органа внутренних дел" и "Справочные данные об
органе внутренних дел". Место составления или издания указывается
с учетом принятого административно-территориального деления, оно
включает в себя только общепринятые сокращения.
40. В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних
дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД
России, организации, не входящие в систему МВД России, их
структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа в орган внутренних дел указывается
сокращенное наименование органа внутренних дел и через 2 интервала
наименование подразделения в именительном падеже, например:
МВД России или МВД России
Государственное учреждение Департамент уголовного
"Всероссийский научно- розыска
исследовательский институт
Министерства внутренних дел
Российской Федерации"
При адресовании документа конкретному должностному лицу
указывается в дательном падеже наименование должности этого лица,
полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2
интервала специальное (воинское) звание, через 1 интервал
инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку
реквизита по отношению к самой длинной строке, например:
Начальнику УВД или Начальнику Департамента
по Смоленской области уголовного розыска МВД России
генерал-майору милиции генерал-майору милиции
В.И. Сидорову К.И. Иванову
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не
указывается.
Если документ направляется в несколько органов внутренних дел
или в несколько структурных подразделений одного и того же органа
внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован
документ, могут указываться обобщенно, например:
Министрам внутренних дел, или Начальникам
начальникам ГУВД, УВД городских и районных
по субъектам Российской Федерации органов внутренних дел
Алтайского края
(по списку)
Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД
России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <1>:
наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и другие); название
района; название республики, края, области, автономной области,
автономного округа; почтовый индекс, например:
--------------------------------
<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 15
апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг
почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации,
2005, N 17, ст. 1556).
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия
и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
41. Документ утверждается должностным лицом (должностными
лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении
документа должностным лицом гриф утверждения документа
располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица,
утверждающего документ, специального (воинского) звания, его
подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в
реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы
относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДАЮ
Начальник ДОПТ МВД России Начальник УВД по Липецкой области
генерал-майор милиции генерал-майор милиции
#личная подпись# <1> О.П. Сидоров #личная подпись# А.П. Петров
"07" марта 2007 г. "15" июня 2007 г.
--------------------------------
<1> Здесь и далее курсивом обозначен рукописный текст.
При утверждении документа несколькими должностными лицами
грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый
документ должен быть подписан.
При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или
УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном
падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕН или УТВЕРЖДЕНО
протоколом заседания приказом начальника
экспертной комиссии УВД по Тверской области
от 15.06.2007 N 14 от 03.07.2007 N 578
42. Резолюция, как правило, пишется на свободном от текста
месте документа соответствующим должностным лицом и включает в
себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при
необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
#О.Ш. Ильину
К.Д. Филиппову
_________________________________
Прошу подготовить проект
ответа в УВД по Рязанской области
к 17.07.2007.
Личная подпись
05.07.2007#
Допускается оформление резолюции на отдельном листе либо на
специальном бланке, с указанием регистрационного номера и даты
документа, к которому она относится.
43. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание
документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида
документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
О создании аттестационной комиссии
"чего?" ("кого?"), например:
Должностная инструкция ведущего эксперта
Точку в конце заголовка не ставят.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок не указывается.
44. Отметка о контроле за исполнением документа обозначает,
что документ поставлен на контроль.
45. Текст документа составляется, как правило, на русском
языке. Допускается составление текста документа на государственном
языке субъекта Российской Федерации в соответствии с
законодательством Российской Федерации и субъектов Российской
Федерации о государственных языках.
Тексты документов, направляемых в федеральные органы
государственной власти, органы государственной власти субъектов
Российской Федерации, на предприятия, в организации и учреждения,
не находящиеся в ведении субъектов Российской Федерации, в
обязательном порядке составляются на русском языке.
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут
составляться на языке страны адресата, на русском или английском
языке.
46. Тексты документов оформляются в виде связного текста,
анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой
части указываются причины, основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы,
предложения, рекомендации. Текст может содержать одну
заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть
без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения;
докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов
других органов внутренних дел (организаций) или ранее изданных
документов, указываются их реквизиты: наименование документа,
наименование органа внутренних дел (организации) - автора
документа, дата документа, регистрационный номер документа,
заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и другое, то
его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах текст излагается от первого лица
единственного числа ("предлагаю", "прошу", "требую").
|
